Testo unico delle disposizioni legislative ed regolamentari in materia di documentazione amministrativa (D.p.r., 28 dicembre 2000, n.445, pubblicato in G.U. n.42 del 20 febbraio 2001), con la Relazione di presentazione.

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INDICE

CAPO I Definizioni e ambito di applicazione
Art. 1 Definizioni
Art. 2 Oggetto
Art. 3 Soggetti
Art. 4 Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
Art. 5 Rappresentanza legale

CAPO II Documentazione amministrativa

SEZIONE I Documenti amministrativi e atti pubblici
Art. 6 Riproduzione di documenti
Art. 7 Redazione e stesura di atti pubblici

SEZIONE II Documento informatico
Art. 8 Documento informatico
Art. 9 Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
Art. 10 Forma ed efficacia del documento informatico
Art. 11 Contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica
Art. 12 Pagamenti informatici
Art. 13 Libri e scritture

SEZIONE III Trasmissione di documenti
Art. 14 Trasmissione del documento informatico
Art. 15 Trasmissione dall’estero di atti agli uffici di stato civile
Art. 16 Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
Art. 17 Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica

SEZIONE IV Copie autentiche, autenticazione di sottoscrizioni
Art. 18 Copie autentiche
Art. 19 Modalità alternative all’autenticazione di copie
Art. 20 Copie di atti e documenti informatici
Art. 21 Autenticazione delle sottoscrizioni

SEZIONE V Firma digitale
Art. 22 Definizioni
Art. 23 Firma digitale
Art. 24 Firma digitale autenticata
Art. 25 Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
Art. 26 Deposito della chiave privata
Art. 27 Certificazione delle chiavi
Art. 28 Obblighi dell’utente e del certificatore
Art. 29 Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione

SEZIONE VI Legalizzazione di firme e di fotografie
Art. 30 Modalità per la legalizzazione di firme
Art. 31 Atti non soggetti a legalizzazione
Art. 32Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute
Art. 33 Legalizzazione di firme di atti da e per l’estero
Art. 34 Legalizzazione di fotografie

SEZIONE VII Documenti di riconoscimento e di identità
Art. 35 Documenti di identità e di riconoscimento
Art. 36 Carta di identità e documenti elettronici

SEZIONE VIII Regime fiscale
Art. 37 Esenzioni fiscali

CAPO III Semplificazione della documentazione amministrativa

SEZIONE I Istanze e dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione
Art. 38 Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
Art. 39 Domande per la partecipazione a concorsi pubblici

SEZIONE II Certificati
Art. 40 Certificazioni contestuali
Art. 41 Validità dei certificati
Art. 42 Certificati di abilitazione

SEZIONE III Acquisizione diretta di documenti
Art. 43 Accertamenti d’ufficio
Art. 44 Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile

SEZIONE IV Esibizione di documento
Art. 45 Documentazione mediante esibizione

SEZIONE V Norme in materia di dichiarazioni sostitutive
Art. 46 Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
Art. 47 Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà
Art. 48 Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive
Art. 49 Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione

CAPO IV Sistema di gestione informatica dei documenti

SEZIONE I Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti
Art. 50 Attuazione dei sistemi
Art. 51 Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
Art. 52 Il sistema di gestione informatica dei documenti
Art. 53 Registrazione di protocollo
Art. 54 Informazioni annullate o modificate
Art. 55 Segnatura di protocollo
Art. 56 Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti
Art. 57 Numero di protocollo

SEZIONE II Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
Art. 58 Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
Art. 59 Accesso esterno
Art. 60 Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni

SEZIONE III Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti
Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi
Art. 62 Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
Art. 63 Registro di emergenza

SEZIONE IV Sistema di gestione dei flussi documentali
Art. 64 Sistema di gestione dei flussi documentali
Art. 65 Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
Art. 66 Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali

SEZIONE V Disposizioni sugli archivi
Art. 67 Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito
Art. 68 Disposizioni per la conservazione degli archivi
Art. 69 Archivi storici

SEZIONE VI Attuazione ed aggiornamento dei sistemi
Art. 70 Aggiornamenti del sistema

CAPO V Controlli
Art. 71 Modalità dei controlli
Art. 72 Responsabilità dei controlli

CAPO VI Sanzioni
Art. 73 Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione
Art. 74 Violazione dei doveri d’ufficio
Art. 75 Decadenza dai benefici
Art. 76 Norme penali

CAPO VII Disposizioni finali
Art. 77 Norme abrogate
Art. 78 Norme che rimangono in vigore

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IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

VISTO l'articolo 87, comma quinto, della Costituzione;

VISTO l’articolo 7 della legge 8 marzo 1999, n.50 come modificato dall'articolo 1, comma 6, lettera e) della legge 24 novembre 2000, n.340;

VISTO il punto 4) dell’allegato 3, della legge 8 marzo 1999, n.50;

VISTO il decreto legislativo recante il testo unico delle disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa;

VISTO il decreto del Presidente della Repubblica recante il testo unico delle disposizioni regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

VISTE le deliberazioni preliminari del Consiglio dei Ministri adottate nelle riunioni del 25 agosto 2000 e del 06 ottobre 2000;

VISTO il parere della Conferenza Stato-città, ai sensi dell’articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997 n.281, espresso nella riunione del 14 settembre 2000;

UDITO il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell’adunanza del 18 settembre 2000;

ACQUISITO il parere delle competenti Commissioni della Camera dei deputati e del Senato della Repubblica;

VISTA la deliberazione del Consiglio dei Ministri adottata nella riunione del 15 dicembre 2000;

SULLA PROPOSTA del Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro per la funzione pubblica, di concerto con i Ministri dell’interno e della giustizia;

EMANA il seguente decreto:

 

DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA RECANTE IL TESTO UNICO DELLE DISPOSIZIONI LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI IN MATERIA DI DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA

 

CAPO I

DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE

 

Articolo 1

Definizioni

 

1.-Ai fini del presente testo unico si intende per:

a.- DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III del presente testo unico.

b.- DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. 

c.- DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consente l’ identificazione personale del titolare.

d.- DOCUMENTO D’IDENTITÀ la carta di identità ed ogni altro documento munito di fotografia rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, dall’amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità personale del suo titolare.
e.- DOCUMENTO D’IDENTITÀ ELETTRONICO il documento analogo alla carta d’identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di età.

f.- CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche.

g.- DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione dei certificati di cui alla lettera f).

h.- DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’ il documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal presente testo unico.

i.- AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive.

l.- LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa.

m.- LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica corrisponde alla persona dell’interessato.

n.- FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. 

o.- AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g) e h) o provvedono agli accertamenti d’ufficio ai sensi dell’art. 43.

p.- AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71.

q.- GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati.

r.- SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.

s.- SEGNATURA DI PROTOCOLLO l’apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso. 

 

Articolo 2

Oggetto

 

1. Le norme del presente testo unico disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi, nei rapporti con l’utenza, e ai privati che vi consentono. Le norme concernenti i documenti informatici e la firma digitale, contenute nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra privati come previsto dall’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.

 

Articolo 3

Soggetti

 

1. Le disposizioni del presente testo unico si applicano ai cittadini italiani e dell’Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell’Unione europea.

2. I cittadini di Stati non appartenenti all’Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell’immigrazione e la condizione dello straniero.

3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i cittadini di Stati non appartenenti all’Unione autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l’Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante.

4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli stati, le qualità personali e i fatti, sono documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata dall’autorità consolare italiana che ne attesta la conformità all’originale, dopo aver ammonito l’interessato sulle conseguenze penali della produzione di atti o documenti non veritieri.

 

Articolo 4

Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione

 

1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell’identità del dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall’interessato in presenza di un impedimento a sottoscrivere.

2. La dichiarazione nell’interesse di chi si trovi in una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa indicazione dell’esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo accertamento dell’identità del dichiarante.

3. Le disposizioni del presente articolo non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali.

 

Articolo 5

Rappresentanza legale

 

1. Se l’interessato è soggetto alla potestà dei genitori, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti dal presente testo unico sono sottoscritti rispettivamente dal genitore esercente la potestà dei genitori, dal tutore, o dall’interessato stesso con l’assistenza del curatore.

 

CAPO II

DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA

 

SEZIONE I

DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E ATTI PUBBLICI

 

Articolo 6

Riproduzione e conservazione di documenti

 

1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità agli originali.Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché le modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione.

2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione.  

3. I limiti e le modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la conformità agli originali, sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri.

4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle disposizioni del Capo II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.

 

Articolo 7

Redazione e stesura di atti pubblici

 

1. I decreti, gli atti ricevuti dai notai, tutti gli altri atti pubblici, e le certificazioni sono redatti, anche promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo, atto a garantirne la conservazione nel tempo. 

2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni il lingua straniera, di uso comune.Qualora risulti necessario apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente stesura resti leggibile.

 

SEZIONE II

DOCUMENTO INFORMATICO

 

Articolo 8

Documento informatico

 

1. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico.

2. Le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici sono definite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sentite l’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione e il Garante per la protezione dei dati personali. Esse sono adeguate alle esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno biennale. 

3. Con il medesimo decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l'integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico anche con riferimento all'eventuale uso di chiavi biometriche di cui all’articolo 22, lettera e).

4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

 

Articolo 9

Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni

 

1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. 

2. Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione, immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione di dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e telematici, ivi compresa l'emanazione degli atti con i medesimi sistemi, devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha effettuato l'operazione.

3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e a rendere disponibili per via telematica moduli e formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.

4. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione d'intesa con l'amministrazione degli archivi di Stato e, per il materiale classificato, con le Amministrazioni della difesa, dell’interno e delle finanze, rispettivamente competenti.

 

Articolo 10

Forma ed efficacia del documento informatico

 

1. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2 e per le pubbliche amministrazioni, anche di quelle di cui all’articolo 9, comma 4, soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell’articolo 2712 del Codice civile.

2. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con decreto del Ministro delle finanze.

3. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale ai sensi dell'articolo 23, ha efficacia di scrittura privata ai sensi dell'articolo 2702 del codice civile.

4. Il documento informatico redatto in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2 soddisfa l'obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa o regolamentare.

 

Articolo 11

Contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematici

 

1. I contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica mediante l'uso della firma digitale secondo le disposizioni del presente testo unico sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. 

2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le vigenti disposizioni in materia di contratti negoziati al di fuori dei locali commerciali.

 

Articolo 12

Pagamenti informatici

 

1. Il trasferimento elettronico dei pagamenti tra privati, pubbliche amministrazioni e tra queste e soggetti privati è effettuato secondo le regole tecniche definite col decreto di cui all'articolo 8, comma 2. 

 

Articolo 13

Libri e scritture

 

1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull'ordinamento del notariato e degli archivi notarili di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente regolamento e secondo le regole tecniche definite col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.

 

SEZIONE III

TRASMISSIONE DI DOCUMENTI

 

Articolo 14

Trasmissione del documento informatico

 

1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.

2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.

3. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. 

 

Articolo 15

Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato civile

 

1. In materia di trasmissione di atti o copie di atti di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le disposizioni speciali sulle funzioni e sui poteri consolari.

 

Articolo 16

Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi

 

1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite. 

2. Ai fini della dichiarazione di nascita il certificato di assistenza al parto è sempre sostituito da una semplice attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri di nascita.

3. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano copia del certificato di assistenza al parto, privo di elementi identificativi diretti delle persone interessate, ai competenti enti ed uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità preventivamente concordate. L'Istituto nazionale di statistica, sentito il Ministero della sanità e il Garante per la protezione dei dati personali, determina nuove modalità tecniche e procedure per la rilevazione dei dati statistici di base relativi agli eventi di nascita e per l'acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati morti nel rispetto dei princìpi contenuti nelle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

 

Articolo 17

Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica

 

1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull'esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni per loro natura o per espressa indicazione del mittente destinate ad essere rese pubbliche. 

2. Agli effetti del presente testo unico, gli atti, i dati e i documenti trasmessi per via telematica si considerano, nei confronti del gestore del sistema di trasporto delle informazioni, di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario.

 

SEZIONE IV

COPIE AUTENTICHE, AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI

 

Articolo 18

Copie autentiche

 

1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali.

2. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell’articolo 20.

3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

 

Articolo 19

Modalità alternative all’autenticazione di copie

 

1. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà di cui all’articolo 47 può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all’originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

 

Articolo 20

Copie di atti e documenti informatici

 

1. I duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge se conformi alle disposizioni del presente testo unico. 

2. I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata la firma digitale di colui che li spedisce o rilascia, secondo le disposizioni del presente testo unico.

3. Le copie su supporto informatico di documenti, formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico, sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2.

4. La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti di cui al comma 2 esonera dalla produzione e dalla esibizione dell'originale formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni effetto di legge.

5. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate nell’articolo 8, comma 2.

 

Articolo 21

Autenticazione delle sottoscrizioni.

 

1. L’autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione da produrre agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai gestori di servizi pubblici è garantita con le modalità di cui all’art. 38, comma 2 e comma 3.

2. Se l’istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è presentata a soggetti diversi da quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici, l’autenticazione è redatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco; in tale ultimo caso, l’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell’ufficio.

 

SEZIONE V

FIRMA DIGITALE

 

Articolo 22

Definizioni

 

1.- Ai fini del presente Testo unico si intende:

a.- per sistema di validazione, il sistema informatico e crittografico in grado di generare ed apporre la firma digitale o di verificarne la validità; 

b.- per chiavi asimmetriche, la coppia di chiavi crittografiche, una privata ed una pubblica, correlate tra loro, da utilizzarsi nell'ambito dei sistemi di validazione o di cifratura di documenti informatici; 

c.- per chiave privata, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche, destinato ad essere conosciuto soltanto dal soggetto titolare, mediante il quale si appone la firma digitale sul documento informatico o si decifra il documento informatico in precedenza cifrato mediante la corrispondente chiave pubblica.

d.- per chiave pubblica, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato ad essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma digitale apposta sul documento informatico dal titolare delle chiavi asimmetriche o si cifrano i documenti informatici da trasmettere al titolare delle predette chiavi; 

e.- per chiave biometrica, la sequenza di codici informatici utilizzati nell’ambito di meccanismi di sicurezza che impiegano metodi di verifica dell’identità personale basati su specifiche caratteristiche fisiche dell’utente;

f.- per certificazione, il risultato della procedura informatica, applicata alla chiave pubblica e rilevabile dai sistemi di validazione, mediante la quale si garantisce la corrispondenza biunivoca tra chiave pubblica e soggetto titolare cui essa appartiene, si identifica quest'ultimo e si attesta il periodo di validità della predetta chiave ed il termine di scadenza del relativo certificato, in ogni caso non superiore a tre anni; 

g.- per validazione temporale, il risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi;

h.- per indirizzo elettronico, l'identificatore di una risorsa fisica o logica in grado di ricevere e registrare documenti informatici;

i.- per certificatore, il soggetto pubblico o privato che effettua la certificazione, rilascia il certificato della chiave pubblica, lo pubblica unitamente a quest'ultima, pubblica ed aggiorna gli elenchi dei certificati sospesi e revocati;

l.- per revoca del certificato, l’operazione con cui il certificatore annulla la validità del certificato da un dato momento, non retroattivo, in poi; 

m.- per sospensione del certificato, l'operazione con cui il certificatore sospende la validità del certificato per un determinato periodo di tempo; 

n.- per validità del certificato, l'efficacia, e l'opponibilità al titolare della chiave pubblica, dei dati in esso contenuti;

o.- per regole tecniche, le specifiche di carattere tecnico, ivi compresa ogni disposizione che ad esse si applichi.

 

Articolo 23

Firma digitale

 

1. A ciascun documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici, nonché al duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con separata evidenza informatica, una firma digitale. 

2. L'apposizione o l'associazione della firma digitale al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo.

3. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata.

4. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi una chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica non risulti scaduta di validità ovvero non risulti revocata o sospesa ad opera del soggetto pubblico o privato che l'ha certificata.

5. L'uso della firma apposta o associata mediante una chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.

6. L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.

7. Attraverso la firma digitale devono potersi rilevare nei modi e con le tecniche definiti con il decreto di cui all’articolo 8, comma 2, gli elementi identificativi del soggetto titolare della firma, del soggetto che l'ha certificata e del registro su cui essa è pubblicata per la consultazione. 

 

Articolo 24

Firma digitale autenticata

 

1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703 del codice civile, la firma digitale, la cui apposizione è autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato.

2. L'autenticazione della firma digitale consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma digitale è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità della chiave utilizzata e del fatto che il documento sottoscritto risponde alla volontà della parte e non è in contrasto con l’ordinamento giuridico.

3. L'apposizione della firma digitale da parte del pubblico ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine di legge la apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti.

4. Se al documento informatico autenticato deve essere allegato altro documento formato in originale su altro tipo di supporto, il pubblico ufficiale può allegare copia informatica autenticata dell'originale, secondo le disposizioni dell'articolo 20, comma 3.

5. Ai fini e per gli effetti della presentazione di istanze agli organi della pubblica amministrazione si considera apposta in presenza del dipendente addetto la firma digitale inserita nel documento informatico presentato o depositato presso pubbliche amministrazioni.

6. La presentazione o il deposito di un documento per via telematica o su supporto informatico ad una pubblica amministrazione sono validi a tutti gli effetti di legge se vi sono apposte la firma digitale e la validazione temporale a norma del presente testo unico.

 

Articolo 25

Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni

 

1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni la firma autografa o la firma, comunque prevista, è sostituita dalla firma digitale, in conformità alle norme del presente testo unico. 

2. L'uso della firma digitale integra e sostituisce ad ogni fine di legge l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti. 

 

Articolo 26

Deposito della chiave privata

 

1. Il titolare della coppia di chiavi asimmetriche può ottenere il deposito in forma segreta della chiave privata presso un notaio o altro pubblico depositario autorizzato. 

2. La chiave privata di cui si richiede il deposito può essere registrata su qualsiasi tipo di supporto idoneo a cura del depositante e deve essere consegnata racchiusa in un involucro sigillato in modo che le informazioni non possano essere lette, conosciute od estratte senza rotture od alterazioni. 

3. Le modalità del deposito sono regolate dalle disposizioni dell'articolo 605 del codice civile, in quanto applicabili.

 

Articolo 27

Certificazione delle chiavi

 

1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche di cifratura con gli effetti di cui all'articolo 8, comma 1 deve munirsi di una idonea coppia di chiavi e rendere pubblica una di esse mediante la procedura di certificazione. 

2. Le chiavi pubbliche di cifratura sono custodite per un periodo non inferiore a dieci anni a cura del certificatore e, dal momento iniziale della loro valutabilità, sono consultabili in forma telematica . 

3. Salvo quanto previsto dall'articolo 29, le attività di certificazione sono effettuate da certificatori inclusi, sulla base di una dichiarazione anteriore all'inizio dell'attività, in apposito elenco pubblico, consultabile in via telematica, predisposto tenuto e aggiornato a cura dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, e dotati dei seguenti requisiti, specificati con il decreto di cui all’articolo 8, comma 2:

a.- forma di società per azioni e capitale sociale non inferiore a quello necessario ai fini dell'autorizzazione all'attività bancaria, se soggetti privati;

b.- possesso da parte dei rappresentanti legali e dei soggetti preposti all'amministrazione, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche;

c.- affidamento che, per competenza ed esperienza, i responsabili tecnici del certificatore
e il personale addetto all'attività di certificazione siano in grado di rispettare le norme del presente regolamento e le regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2;

d.- qualità dei processi informatici e dei relativi prodotti, sulla base di standard riconosciuti a livello internazionale.

4. La procedura di certificazione di cui al comma 1 può essere svolta anche da un certificatore operante sulla base di licenza o autorizzazione rilasciata da altro Stato membro dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo, sulla base di equivalenti requisiti.

 

Articolo 28

Obblighi dell'utente e del certificatore

 

1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche o della firma digitale, è tenuto ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri.

2. Il certificatore è tenuto a:

a.- identificare con certezza la persona che fa richiesta della certificazione;

b.- rilasciare e rendere pubblico il certificato avente le caratteristiche fissate con il decreto di cui all’articolo 8, comma 2;

c.- specificare, su richiesta dell'istante, e con il consenso del terzo interessato, la sussistenza dei poteri di rappresentanza o di altri titoli relativi all'attività professionale o a cariche rivestite;

d.- attenersi alle regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2;

e.- informare i richiedenti, in modo compiuto e chiaro, sulla procedura di certificazione e sui necessari requisiti tecnici per accedervi;

f.- attenersi alle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali,emanate ai sensi dell’articolo 15, comma 2 della legge 31 dicembre 1996, n. 675; g) non rendersi depositario di chiavi private;

h.- procedere tempestivamente alla revoca od alla sospensione del certificato in caso di richiesta da parte del titolare o del terzo dal quale derivino i poteri di quest'ultimo, di perdita del possesso della chiave, di provvedimento dell'autorità, di acquisizione della conoscenza di cause limitative della capacità del titolare, di sospetti abusi o falsificazioni;

i.- dare immediata pubblicazione della revoca e della sospensione della coppia di chiavi asimmetriche;

l.- dare immediata comunicazione all'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione ed agli utenti, con un preavviso di almeno sei mesi, della cessazione dell'attività e della conseguente rilevazione della documentazione da parte di altro certificatore o del suo annullamento.

 

Articolo 29

Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione

 

1. Le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento, alla generazione, alla conservazione, alla certificazione ed all'utilizzo delle chiavi pubbliche di competenza.

2. Con il decreto di cui all'articolo 8 sono disciplinate le modalità di formazione, di pubblicità, di conservazione, certificazione e di utilizzo delle chiavi pubbliche delle pubbliche amministrazioni. 

3. Le chiavi pubbliche dei pubblici ufficiali non appartenenti alla pubblica amministrazione sono certificate e pubblicate autonomamente in conformità alle leggi ed ai regolamenti che definiscono l'uso delle firme autografe nell'ambito dei rispettivi ordinamenti giuridici.

4. Le chiavi pubbliche di ordini ed albi professionali legalmente riconosciuti e dei loro legali rappresentanti sono certificate e pubblicate a cura del Ministro di grazia e giustizia o suoi delegati. 

 

SEZIONE VI

LEGALIZZAZIONE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE.

 

Articolo 30

Modalità per la legalizzazione di firme

 

1. Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.

 

Articolo 31

Atti non soggetti a legalizzazione

 

1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.

 

Articolo 32

Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute

 

1. Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi. 

 

Articolo 33

Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero

 

1. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità delegati dallo stesso.

2. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o.22 consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva l'articolo 31.

3. Agli atti e documenti indicati nel comma precedente, redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.

4. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a cura delle prefetture.

5. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

 

Articolo 34

Legalizzazione di fotografie

 

1. Le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali sono tenute a legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente dall’interessato. Su richiesta di quest’ultimo le fotografie possono essere, altresì, legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco.

2. La legalizzazione delle fotografie prescritte per il rilascio dei documenti personali non è soggetta all'obbligo del pagamento dell'imposta di bollo.

 

SEZIONE VII

DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA’

 

Articolo 35

Documenti di identità e di riconoscimento

 

1. In tutti i casi in cui nel presente testo unico viene richiesto un documento di identità, esso può sempre essere sostituito dal documento di riconoscimento equipollente ai sensi del comma 2.  

2. Sono equipollenti alla carta di identità il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici,.23 il porto d’armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’amministrazione dello Stato.

3. Nei documenti d’identità e di riconoscimento non è necessaria l’indicazione o l’attestazione dello stato civile, salvo specifica istanza del richiedente.

 

Articolo 36

Carta d’identità e documenti elettronici

 

1. Le caratteristiche e le modalità per il rilascio della carta d’identità elettronica e del documento d’identità elettronico sono definite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta del Ministro dell'interno, di concerto con il Ministro della funzione pubblica, sentito il Garante per la protezione dei dati personali.

2. La carta d’identità elettronica e l’analogo documento, rilasciato a seguito o della denuncia di nascita e prima del compimento del quindicesimo anno, devono contenere:

a.- i dati identificativi della persona;

b.- il codice fiscale; 

3. La carta d’identità e il documento elettronico possono contenere:

a.- l’indicazione del gruppo sanguigno;

b.- le opzioni di carattere sanitario previste dalla legge;

c.- i dati biometrici indicati col decreto di cui al comma 1, con esclusione, in ogni caso, del DNA;

d.- tutti gli altri dati utili al fine di razionalizzare e semplificare l’azione amministrativa e i servizi resi al cittadino, anche per mezzo dei portali, nel rispetto della normativa in materia di riservatezza;

e.- le procedure informatiche e le informazioni che possono o debbono essere conosciute dalla pubblica amministrazione e da altri soggetti ivi compresa la chiave biometrica, occorrenti per la firma digitale;

4. La carta d’identità elettronica può altresì essere utilizzata per il trasferimento elettronico dei pagamenti tra soggetti privati e pubbliche amministrazioni.

5. Con decreto del Ministro dell’interno, sentite l’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione, il Garante per la protezione dei dati personali e la Conferenza Stato-città ed autonomie locali, sono dettate le regole tecniche e di sicurezza relative alle tecnologie e ai materiali utilizzati per la produzione delle carte di identità e dei documenti di riconoscimento di cui al presente articolo. Le predette regole sono adeguate con cadenza almeno biennale in relazione alle esigenze dettate dall’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche.

6. Nel rispetto della disciplina generale fissata dai decreti di cui al presente articolo e delle vigenti disposizioni in materia di protezione dei dati personali, le pubbliche amministrazioni, nell’ambito dei rispettivi ordinamenti, possono sperimentare modalità di utilizzazione dei documenti di cui al presente articolo per l’erogazione di ulteriori servizi o utilità. 

7. La carta di identità, ancorché su supporto cartaceo, può essere rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno precedente la scadenza.

 

SEZIONE VIII

REGIME FISCALE

 

Articolo 37

Esenzioni fiscali

 

1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 sono esenti dall’imposta di bollo.

2. L'imposta di bollo non è dovuta quando per le leggi vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito ovvero quello nel quale è apposta la firma da legalizzare.

 

CAPO III

SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA

 

SEZIONE I

ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

 

Articolo 38

Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze

 

1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica.

2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica.

3. Le istanze e le dichiarazioni da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n.59.

 

Articolo 39

Domande per la partecipazione a concorsi pubblici

 

1. La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione. 

 

SEZIONE II

CERTIFICATI

 

Articolo 40

Certificazioni contestuali

 

1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a stati, qualità personali e fatti, concernenti la stessa persona, nell’ambito del medesimo procedimento, sono contenute in un unico documento.

 

Articolo 41

Validità dei certificati

 

1. I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.

2. I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonché dai gestori o esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel caso in cui l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subìto variazioni dalla data di rilascio. Il procedimento per il quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione dell'interessato. Resta ferma la facoltà di verificare la veridicità e la autenticità delle attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si applicano le disposizioni di cui all'articolo 76. 

 

Articolo 42

Certificati di abilitazione

 

1. Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al termine di corsi di formazione o di procedimenti autorizzatori all’esercizio di determinate attività, ancorché definiti "certificato", sono denominati rispettivamente "diploma" o "patentino".

 

SEZIONE III

ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI

 

Articolo 43

Accertamenti d'ufficio

 

1. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultino elencati all’art. 46, che siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque esse stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad qcquisire d'ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato.

2. Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui è necessario acquisire la certezza o verificare l’esattezza, si considera operata per finalità di rilevante interesse pubblico ai fini del decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135 la consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi dell’amministrazione certificante effettuata, finalizzata all’accertamento d’ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini. Per l’accesso diretto ai propri archivi l’amministrazione certificante rilascia all’amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente.

3. Quando l’amministrazione procedente opera l’acquisizione d’ufficio ai sensi del precedente comma, può procedere anche per fax e via telematica.

4. Al fine di agevolare l’acquisizione d’ufficio di informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali.

5. In tutti i casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l’amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza.

6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.

 

Articolo 44

Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile

 

1. Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici dello stato civile in Italia o dalle autorità consolari italiane all’estero, vengono acquisiti d'ufficio. 

2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 1 le amministrazioni possono provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti solo quando ciò sia indispensabile.

 

SEZIONE IV

ESIBIZIONE DI DOCUMENTO

 

Articolo 45

Documentazione mediante esibizione

 

1. I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi. È fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, nel caso in cui all'atto della presentazione dell'istanza sia richiesta l'esibizione di un documento di identità o di riconoscimento, di richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento esibito. È, comunque, fatta salva per le amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli esercenti di pubblici servizi la facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la veridicità dei dati contenuti nel documento di identità o di riconoscimento.

2. Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a stati, qualità personali e fatti attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di identità o di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento stesso.

3. Qualora l’interessato sia in possesso di un documento di identità o di riconoscimento non in corso di validità, gli stati, le qualità personali e i fatti in esso contenu ti possono essere comprovati mediante esibizione dello stesso, purché l’interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data del rilascio.

 

SEZIONE V

NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE

 

Articolo 46

Dichiarazioni sostitutive di certificazioni

 

1.- Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti:

a.- data e il luogo di nascita;

b.- residenza;

c.- cittadinanza;

d.- godimento dei diritti civili e politici;

e.- stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;

f.- stato di famiglia;

g.- esistenza in vita;

h.- nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;

i.- iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;

l.- appartenenza a ordini professionali;

m.- titolo di studio, esami sostenuti;

n.- qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

o.- situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;

p.- assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;

q.- possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;

r.- stato di disoccupazione;

s.- qualità di pensionato e categoria di pensione;

t.- qualità di studente;

u.- qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;

v.- iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

z.- tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;

aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;

bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;

cc) qualità di vivenza a carico;

dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;

ee) di non traversi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

 

Articolo 47

Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà

 

1. L'atto di notorietà concernente stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui all’articolo 38.

2. La dichiarazione resa nell’interesse proprio del dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.

3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.

4. Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente che la denuncia all’Autorità di Polizia Giudiziaria è presupposto necessario per attivare il procedimento amministrativo di rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento o comunque attestanti stati e qualità personali dell’interessato, lo smarrimento dei documenti medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato mediante dichiarazione sostitutiva.

 

Articolo 48

Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive

 

1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.

2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall'articolo 76, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche l'informativa di cui all'articolo 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675.

3. In tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la relativa formula nei moduli per le istanze. 

 

Articolo 49

Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione

 

1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore.

2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno scolastico.

 

CAPO IV

SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

 

SEZIONE I

DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

 

Articolo 50

Attuazione dei sistemi

 

1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico. 

2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente testo unico.

3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione.

4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.

5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già esistenti alla data di entrata in vigore del presente testo unico presso le direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.

 

Articolo 51

Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni

 

1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente testo unico e secondo le norme tecniche definite dall'Autorità per l'informatica della pubblica amministrazione. 

2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali. 

3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici.

 

Articolo 52

Il sistema di gestione informatica dei documenti

 

1.- Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata "sistema" deve:

a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema;

b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;

c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;

d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.

 

Articolo 53

Registrazione di protocollo

 

1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.

3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati. 

4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.

5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.

 

Articolo 54

Informazioni annullate o modificate

 

1. Le informazioni non modificabili di cui all’articolo 53 lett. a), b), c), d), e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.

2. La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.

 

Articolo 55

Segnatura di protocollo

 

1.- La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all’articolo 57;

b) la data di protocollo;

c) l'identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.

2. L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.

3. L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento è assegnato o il codice dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al momento della registrazione di protocollo.

4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.

5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4.

 

Articolo 56

Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti

 

1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.

 

Articolo 57

Numero di protocollo

 

1. Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.

 

SEZIONE SECONDA

ACCESSO AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI DEL SISTEMA

 

Articolo 58

Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema

 

1. L’accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta del servizio di cui all’articolo 61. 

2. La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel testo.

3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le attività di controllo.

 

Articolo 59

Accesso esterno

 

1. Per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, possono essere utilizzate tutte le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti anche mediante l’impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni da parte dell’interessato. 

2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, e nell’ambito delle misure organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per l’impiego, anche per via telematica, del sistema di gestione informatica dei documenti per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei documenti.

3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni e dei documenti da parte dell’interessato, le misure organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2 determinano, altresì, le modalità di identificazione del soggetto anche mediante l’impiego di strumenti informatici per la firma digitale del documento informatico, come disciplinati dal presente testo unico.

4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni e dei documenti messe a disposizione – anche per via telematica – attraverso gli uffici relazioni col pubblico.

 

Articolo 60

Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni

 

1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione informatica dei documenti delle grandi aree organizzative omogenee di cui al comma 4 dell’articolo 50, adottano le modalità di interconnessione stabilite nell’ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.

2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di gestione informatica dei documenti attraverso la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni:

a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti attraverso l’indicazione alternativa o congiunta dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso l’indicazione della data e del numero di protocollo attribuiti dall’amministrazione al documento spedito.

3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, sulla base delle indicazioni fornite dall’Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per l’accesso ai documenti e alle informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti.

 

SEZIONE TERZA

TENUTA E CONSERVAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI

 

Articolo 61

Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi

 

1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.

2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

3. Il servizio svolge i seguenti compiti:

a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;

c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;

d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;

f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;

g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;

h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

 

Articolo 62

Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema

 

1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile. 

2. E’ consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.

4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.

 

Articolo 63

Registro di emergenza

 

1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.

2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.

4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.

5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatic ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

 

SEZIONE QUARTA

SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

 

Articolo 64

Sistema di gestione dei flussi documentali

 

1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall’Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.

2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.

3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei documenti.

4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.

 

Articolo 65

Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali

 

1.- Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve :

a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;

b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;

c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;

d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.

 

Articolo 66

Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali

 

1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della funzione pubblica.

 

SEZIONE QUINTA

DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI

 

Articolo 67

Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito

 

1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione.

2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.

3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito.

 

Articolo 68

Disposizioni per la conservazione degli archivi

 

1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.

2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.

3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

 

Articolo 69

Archivi storici

 

1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.

 

SEZIONE SESTA

ATTUAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI

 

Articolo 70

Aggiornamenti del sistema

 

1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.

 

CAPO V

CONTROLLI

 

Articolo 71

Modalità dei controlli

 

1. Le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47.

2. I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuati dall’amministrazione procedente con le modalità di cui all’articolo 43 consultando direttamente gli archivi dell’amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi.

3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d’ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a ricevere la documentazione dà notizia all’interessato di tale irregolarità. Questi è tenuto alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha seguito.

4. Qualora il controllo riguardi dichiarazioni sostitutive presentate ai privati che vi consentono di cui all’articolo 2, l’amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione, previa definizione di appositi accordi, è tenuta a fornire, su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l’uso di strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei dati da essa custoditi.

 

Articolo 72

Responsabilità dei controlli

 

1. Ai fini dei controlli di cui all’articolo 71 le amministrazione certificanti individuano e rendono note le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la loro esecuzione.

2. La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio.

 

CAPO VI

SANZIONI

 

Articolo 73

Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione

 

1. Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati, quando l’emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti dall’interessato o da terzi. 

 

Articolo 74

Violazione dei doveri d’ufficio

 

1. Costituisce violazione dei doveri d’ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle disposizioni del presente testo unico;  

2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri d’ufficio:

a) la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi dell’articolo 43, ci sia l’obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva;

b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento;

c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita.

 

Articolo 75

Decadenza dai benefici

 

1. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 76, qualora dal controllo di cui all’articolo 71 emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.

 

Articolo 76

Norme penali

 

1. Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal presente testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.

2. L'esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso. 

3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 e 47 e le dichiarazioni rese per conto delle persone indicate nell'articolo 4, comma 2, sono considerate come fatte a pubblico ufficiale. 

4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione e arte. 

 

CAPO VII

DISPOSIZIONI FINALI

 

Articolo 77

Norme abrogate

 

1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico sono abrogati: la legge 4 gennaio 1968 n.15; l’articolo 2, comma 15, primo periodo della legge 24 dicembre 1993 n.537; l’articolo 2 commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l’articolo 3 commi 1, 4, 5, e 11 come sostituito dall’articolo 2, comma 10 della legge 16 giugno 1998, n. 191, della legge 15 maggio 1997 n. 127; l’articolo 2, comma 11 della citata legge 16 giugno 1998 n. 191; gli articoli 2 e 3 della legge 24 novembre 2000, n.340; l’articolo 55, comma 3 della legge 21 novembre 2000, n.342.

2. Sono altresì abrogati: il D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513; il D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 403; il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428; i commi 2 e 3 dell’articolo 37 del D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223.

 

Articolo 78

Norme che rimangono in vigore

 

1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico restano comunque in vigore:

a) le vigenti disposizioni legislative e regolamentari in materia di trasmissione delle dichiarazioni fiscali di cui al D.P.R. 22 luglio 1998, n.322, al D.P.R. 14 ottobre 1999, n.542, al D.P.R. 10 marzo 2000, n.100, al decreto direttoriale 31 luglio 1998, al decreto direttoriale 29 marzo 2000, al D.M.31 maggio 1999, n.164, e le disposizioni di cui al decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109 concernenti la dichiarazione sostitutiva unica per la determinazione dell’indicatore della situazione economica equivalente dei soggetti che richiedono prestazioni sociali agevolate;

b) il D.P.R.26 ottobre 1972 n.642 in materia di imposta di bollo;

c) gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990 n. 241;

d ) l’articolo 2, comma 15, secondo periodo della legge 24 dicembre 1993 n.537;

e) le disposizioni in materia di dati personali di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675 e ai decreti legislativi adottati in attuazione delle leggi 31 dicembre 1996, n. 676 e 6 ottobre 1998, n. 344;

f) fino alla loro sostituzione, i regolamenti ministeriali, le direttive e i decreti ministeriali a contenuto generale, nonché le regole tecniche già emanate alla data di entrata in vigore del presente testo unico;

g) tutte le disposizioni legislative in materia di conservazione di beni archivistici di cui al capo II del d.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490.

2. Per le forze di polizia, restano in vigore, con riferimento agli articoli 43, comma 4, 59 e 60, le particolari disposizioni di legge e di regolamento concernenti i trattamenti di dati personali da parte delle forze dell’ordine, ai sensi dell’articolo 4 legge 31 dicembre 1996, n. 675.

 

 

*  *  *

 

RELAZIONE ILLUSTRATIVA


I ) Finalità e tecnica del Testo unico


Nel presente schema di Testo unico, da emanare ai sensi dell'articolo 7, comma 1, lettera c) della legge 8 marzo 1999, n. 50, sono raccolte e coordinate le numerose disposizioni che si sono stratificate nel corso degli anni in materia di documentazione amministrativa, con l'ambizioso proposito, oltre che di rendere facile la consultazione (e la conseguente individuazione della disciplina applicabile), di favorirne un'interpretazione coerente sul piano sistematico e - per quanto possibile - univoca.
La materia è a tutt'oggi, regolata da un gran numero di fonti diverse; al nucleo iniziale rappresentato dalle norme della legge n. 15 del 1968, si sono aggiunte e sovrapposte negli ultimi anni, e in modo episodico, una gran quantità di disposizioni, dettate dalle esigenze di volta in volta avvertite come più urgenti; disposizioni non di rado inserite in testi legislativi eterogenei (si pensi ad esempio alle leggi n. 127 del 1997 e n. 191 del 1998) con la conseguenza di una frammentazione delle fonti, tale da affaticare e disorientare l'interprete; per superare tale frammentazione e nella ricerca della desiderata organicità della disciplina si è reso necessario, talvolta, inserire nel Testo unico delle disposizioni "nuove" e di raccordo, e talaltra operare nello stesso articolo una commistione tra disposizioni in precedenza contenute in fonti di rango diverso (legge e regolamento) e ora delegificate in attuazione della previsione dell'articolo 1 della legge n.127 del 1997, come quando si è trattato di integrare in un unico articolo la casistica delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni, già suddivisa tra l'articolo 2 della legge n. 15 del 1968 e l'articolo 1 del D.P.R. n. 403 del 1999. La compresenza, nel medesimo testo, di disposizioni diversamente collocate nella gerarchia delle fonti ha peraltro posto, sul piano pratico, il rilevante problema di come evitare un'indesiderata rilegificazione di norme secondarie; a tal fine, ed anche per agevolare l'opera di aggiornamento periodico prevista dal citato articolo 7 della legge n. 50 del 1999, sono stati elaborati tre testi distinti (A,B,C): il testo A, che contiene l'insieme di tutte le disposizioni, legislative e regolamentari e consente di apprezzare l'impianto normativo nel suo insieme; il testo B, recante le sole norme di rango legislativo, che sarà emanato con decreto legislativo; il testo C, recante le disposizioni non legislative, che sarà invece emanato con la procedura propria dei regolamenti di delegificazione.

Tale impostazione corrisponde alle risoluzioni adottate dalle Camere in sede di parere sulla relazione del Governo al Parlamento sul riordino normativo, ed è chiarita nel nuovo testo dell'articolo 7, comma 2 della legge n. 50 del 1999, come modificato dall'articolo 1, comma 6 lettera a) della legge annuale di semplificazione L. n. 340/2000.

Il sistema di numerazione adottato nello schema di decreto legislativo e nello schema di regolamento - poi trasfusi nel testo unico - si è reso necessario, sul modello anche di analoghe esperienze straniere, per assicurare la corrispondenza tra gli articoli del testo unico, da una parte, e quelli del decreto legislativo o del regolamento dall'altra; ciò al fine di assicurare la leggibilità dei testi, soprattutto a seguito di future modificazioni degli stessi. Nell'osservanza dei criteri fissati al comma 2 del predetto articolo 7, è stata operata la delegificazione delle norme di legge concernenti gli aspetti organizzativi e procedimentali; sono state altresì indicate le norme abrogate espressamente e le norme espressamente non inserite, ma comunque vigenti ancorché contenute in fonte diversa dal Testo unico.

È necessario peraltro puntualizzare che nell'ipotesi in cui una norma non risulti indicata né fra quelle non inserite, né fra quelle abrogate, essa dovrà intendersi in ogni caso abrogata in virtù di quanto disposto dall'articolo 7, comma 3 della legge n. 50 del 1999.

Da ultimo, pur con la prudenza necessaria quando si tratta di riordinare un insieme di norme giuridiche da tempo vigenti, nei confronti delle quali si è ormai stabilizzata l'interpretazione, si è proceduto ad una semplificazione del linguaggio normativo.

Il Testo unico, in definitiva, intende corrispondere alle esigenze evidenziate nella "Relazione per l'adozione del programma di riordino delle norme legislative e regolamentari" presentata dal Governo al Parlamento nel 1999.

Al riguardo, è stata, infatti, prevista l'emanazione di testi unici a carattere misto legislativo e regolamentare, mediante la predisposizione contestuale in ciascun settore di due distinti provvedimenti di riordino, uno di rango legislativo e l'altro di livello regolamentare, da rifondere in un testo unico misto a carattere ricognitivo, contenente tutte le norme rilevanti per il settore considerato.
Tuttavia, per raggiungere il fine di assicurare a tutti gli utenti delle norme la completa conoscenza del diritto vigente sarà necessario riportare in appendice ad esso, senza che ne formino parte integrante, tutte le norme tecniche ivi richiamate, che non possono essere inserite organicamente nel Testo in considerazione dell'elevato tasso di obsolescenza che caratterizza queste disposizioni a causa della rapida evoluzione delle tecnologie.


II) Impostazione e principali novità del Testo unico

 
Il presente Testo unico, raccoglie e coordina, da un lato, le norme in materia di documentazione amministrativa e, dall'altro, le norme in materia di redazione e gestione dei documenti informatici.
Per quanto riguarda le prime, il principale obiettivo perseguito è stato, come già si è detto, quello di coordinare in modo sistematico la normativa dettata con la legge 4 gennaio 1968 n. 15 con gli interventi di modifica e di integrazione effettuati negli ultimi anni.

Per quanto riguarda invece le norme in materia di redazione e gestione dei documenti informatici, si è cercato soprattutto di armonizzare il loro contenuto, fortemente innovativo, con le norme riguardanti la documentazione amministrativa "tradizionale". Per realizzare questo secondo obiettivo si è cercato in particolare, laddove possibile, di non mantenere le norme in materia di documento informatico come un corpo a sé, ma di collegarle strettamente ai diversi ambiti della disciplina "tradizionale" a cui si ricollegano sul piano operativo (ad esempio, le norme in materia di firma digitale sono state riunite con le norme generali in materia di sottoscrizione di documenti amministrativi e atti pubblici, ecc.).

L'ambizione, dunque, è quella di riuscire a disciplinare efficacemente sia la fase attuale, in cui predominano ancora gli strumenti di certezza tradizionali, sia la fase di transizione dai documenti cartacei a quelli informatici, che in questi anni si sta avviando, sia il futuro nuovo regime delle certezze pubbliche, fondato in prevalenza su strumenti informatici e telematici.

Oltre a risistemare in modo più coerente ed organico la normativa vigente, sono state introdotte anche alcune disposizioni innovative, volte a rendere più agevole l'applicazione di quest'ultima e a compiere ulteriori passi sulla strada della progressiva eliminazione dei certificati in attuazione dell'articolo 1 della legge n. 127 del 1997.

Si è provveduto a premettere al testo un articolo recante una serie di definizioni al fine di precisare il significato di alcuni termini ricorrenti, in relazione ai quali erano insorti diversi dubbi interpretativi, a cui si è appunto cercato di dare soluzione. Si è stabilito, ad esempio, sia cosa debba intendersi per documento di riconoscimento e quale rapporto ci sia fra questo ed il documento di identità, sia il significato del termine "certificato". Si è poi operato un altro intervento, di natura più sostanziale. È cioè stato allargato l'ambito di applicazione delle norme in materia di documentazione amministrativa, sia per quanto riguarda i soggetti tenuti ad accettare gli strumenti di semplificazione della documentazione amministrativa (includendo fra essi anche i privati che vi consentano e l'autorità giudiziaria, limitatamente all'attività di volontaria giurisdizione), sia per quanto riguarda i soggetti che possono utilizzare tali strumenti (ampliando i casi di utilizzo da parte dei cittadini extracomunitari).
Le novità introdotte riguardano, in particolare, le modalità di autenticazione di copia e di autenticazione delle sottoscrizioni.

Riguardo alle prime, è stato chiarito, da un lato, che l'autentica di copia può essere fatta anche dai gestori di pubblici servizi nell'ambito dei procedimenti per cui sono competenti; mentre dall'altro è stata estesa la possibilità di sostituire gli effetti dell'autentica di copia con una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà da parte dell'interessato (originariamente prevista dal D.P.R. n. 403/98 solo per le pubblicazioni in senso tecnico), ammettendo il ricorso a tale dichiarazione in un numero di casi molto maggiore, fra cui ad esempio quello di presentazione di documenti fiscali.
Per quanto riguarda invece l'autentica di sottoscrizione, sono state generalizzate le misure di semplificazione già introdotte dalla legge n. 127/97 e dalla legge n. 191/98, chiarendo inoltre le modalità da seguire per l'autentica nel caso in cui il documento la cui sottoscrizione deve essere autenticata vada presentato ad un soggetto diverso dalla pubblica amministrazione o dal gestore di pubblico servizio.
Sono state, infine, riportate le disposizioni fiscali che all'articolo 21 della L.n.15 /1968 prevedevano l'esenzione delle dichiarazioni sostitutive dall'imposta di bollo.

Si è stabilito, poi, che le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono più richiedere atti o certificati per i quali sono tenuti ad acquisire d'ufficio le relative informazioni o ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato. Si è correlativamente previsto che la richiesta di certificati costituisce violazione dei doveri d'ufficio.

Inoltre, sempre relativamente agli istituti che concernono gli accertamenti d'ufficio e l'acquisizione diretta di certificati da parte delle pubbliche amministrazioni procedenti sono state introdotte delle disposizioni volte a rendere più agevole il loro utilizzo, sia attraverso un migliore coordinamento fra amministrazione procedente ed amministrazione certificante, sia attraverso il superamento di alcuni limiti formali, come ad esempio quelli posti da alcune interpretazioni particolarmente restrittive della legge n. 675/96 sulla tutela dei dati personali.

Si è prevista, poi, la possibilità di estendere anche al documento di riconoscimento esibito ai sensi del presente Testo unico quanto già previsto per i certificati dalla legge n. 127/97, ovvero la possibilità di esibirlo anche se scaduto, dietro semplice dichiarazione che i dati in esso contenuti e con esso comprovati non hanno subito variazioni.

Per quanto riguarda le dichiarazioni sostitutive ne è stato ulteriormente esteso l'ambito di applicazione e sono state introdotte delle precisazioni volte ad agevolare il loro utilizzo, superando alcuni dubbi interpretativi emersi dal monitoraggio dell'applicazione della normativa ora raccolta nel Testo unico.
Le modifiche introdotte in materia di controlli sono molto significative anche sul piano sostanziale, dato che la materia era trattata in modo molto sintetico ed erano sorti significativi problemi nella sua applicazione.

In particolare si è cercato di definire meglio, in termini di pretese ed obblighi reciproci, i rapporti fra amministrazione procedente ed amministrazione certificante, affiancando all'obbligo di effettuare il controllo da parte della prima anche l'obbligo di rispondere alle richieste di controllo da parte della seconda.

Infine si è provveduto ad un coordinamento sistematico delle sanzioni penali.


III) Analisi del testo


Il capo primo rubricato definizioni e ambito di applicazione, non suddiviso in sezioni, si compone di cinque articoli.

L'articolo 1 reca alle lettere a) e b) l'indicazione del significato da attribuire, ai fini del Testo unico delle espressioni di "documento amministrativo", riportando letteralmente il contenuto degli articoli 22 comma 2 della Legge n. 241/1990 e 7 comma 6 del d.P.R.n.403/1998, di "documento informatico" e di "firma digitale", riproducendo l'articolo 1 comma 1 lettere a) e b) del D.P.R. 513/1997.
Una significativa innovazione viene introdotta con le definizioni di "documento di riconoscimento" e di "documento d'identità" di cui alle lettere c) e d). Le due disposizioni, frutto della rielaborazione di norme appartenenti a peculiari ambiti normativi (articolo 292 R.D. n.635/1940, articolo 3 R.D. n.773/1931) intendono mantenere la separazione tra i documenti d'identità, aventi specifica finalità, dalla categoria d'insieme dei documenti di riconoscimento, che consentono, comunque, l'identificazione personale del titolare.

Alla lettera e) viene inserita la norma dell'articolo 1 comma 1 lett.b) del D.P.C.M. n.437/1998 relativa al "documento d'identità elettronico". La lettera f) definisce il "certificato": si tratta di una disposizione nuova nella quale vengono delineate le funzioni e l'ambito oggettivo di questo atto amministrativo.
Parimenti sono nuove le definizioni alle lettere g) e h) di "dichiarazione sostitutiva di certificazione", e di "dichiarazione sostitutiva di atto notorio".

La lettera i) riprende la definizione di "autentica della sottoscrizione" dall'articolo 20 secondo comma della Legge n. 15/1968.

Le lettere l) e m) definiscono la legalizzazione di firma e la legalizzazione di fotografie: nel primo caso viene riportato l'articolo 15 primo comma della Legge n. 15/1968; su questa disposizione viene costruita, in via analogica, la seconda definizione.

La definizione di "firma digitale" di cui alla lettera n) è la medesima contenuta nel d.P.R.513/1997.
Le definizioni di "amministrazioni procedenti" e di "amministrazioni certificanti" indicate alle lettere o) e p) costituiscono un'ulteriore novità, poiché, anche se l'espressione è rinvenibile nelle circolari attinenti la materia, l'ordinamento mancava di norme che distinguessero, in via generale, la duplice posizione che può assumere l'amministrazione nelle vicende legate all'utilizzo della documentazione amministrativa.

Le lettere q), r) e s) riprendono le definizioni di gestione dei documenti, di "sistema di gestione informatica dei documenti" e di "segnatura di protocollo" contenute nell'articolo 1 del D.P.R. n.428/1998.
L'articolo 2 amplia l'ambito oggettivo di applicazione delle norme del Testo unico, rispetto al contenuto dell'articolo 1 della Legge n. 15/1968; il riferimento ai gestori di servizi pubblici si rende necessario a seguito dell'equiparazione sancita, ai fini de quo, dalla Legge n. 127/1997 con le pubbliche amministrazioni. L'estensione dell'applicabilità delle norme del Testo unico ai privati che vi consentono riprende quanto recentissimamente disposto dalla legge annuale di semplificazione per l'anno 1999, L.n.340/2000. Nella stessa, è, inoltre, previsto espressamente, secondo quanto già disposto dall'articolo 15 della L.n.58/1997, che le norme concernenti i documenti informatici e la firma digitale si applicano anche nei rapporti tra privati.

La disciplina delle attività collegate agli atti e documenti amministrativi interessa ora anche i rapporti con l'autorità giudiziaria, limitatamente allo svolgimento di attività di volontaria giurisdizione.
L'articolo 3 individua i soggetti ai quali è applicabile il Testo unico: come già previsto dall'articolo 5 comma 1 del D.P.R. n. 403/1998, oltre che alle persone fisiche e giuridiche italiane e comunitarie, la disciplina sarà applicabile agli enti e alle associazioni aventi sede legale in Italia e o in uno dei Paesi dell'Unione Europea.

Per quanto concerne i cittadini extracomunitari, nella riscrittura del comma 2 del predetto articolo 5, si sostituisce il possesso della residenza con quello dell'autorizzazione a soggiornare nel territorio italiano.
Infine, i commi 3 e 4 riportano l'ulteriore casistica per l'applicabilità del Testo unico ai cittadini extracomunitari riprendendo le norme dell'articolo 2 del D.P.R. n.394/1999.

L'articolo 4, ripropone, al comma 1 la procedura semplificata della norma contenuta nell'articolo 4 del d.P.R.n.403/1998 relativa alla possibilità di utilizzo della dichiarazione sostitutiva da parte di cittadini impossibilitati a firmare e ad effettuare la dichiarazione pur non essendo sottoposti ad interdizione. Il comma 2 introduce una nuova ulteriore semplificazione per i casi di impedimento temporaneo del dichiarante per ragioni connesse allo stato di salute. Semplificazione che si spiega con la necessità di tutelare soggetti in condizioni di debolezza. Il comma 3, infine, esclude espressamente dal testo unico la disciplina delle dichiarazioni fiscali.

L'articolo 5 chiude il capo primo, inserendo l'articolo 8 della Legge n. 15/1968 relativo alle ipotesi di rappresentanza legale del dichiarante. Il capo secondo, rubricato documentazione amministrativa, è suddiviso in otto sezioni.

La prima sezione (articoli 6 e 7) concerne i "documenti amministrativi e gli atti pubblici". L'articolo 6, in tema di riproduzione e conservazione dei documenti, aggiorna la previsione dell'articolo 25 primo comma dell'articolo 25 della Legge n. 15/1968, allargando le modalità a tutti i mezzi idonei a garantire la conformità agli originali, e inserisce per ragioni di completezza, le disposizioni di cui all'articolo 2, comma 15, primo periodo della L.n.537/1993, relativo alla conservazione dei documenti su supporto ottico e alla salvaguardia del patrimonio documentale storico.
L'articolo 7, sulla redazione e stesura di atti pubblici riformula, usando un linguaggio semplice e sintetico, gli articoli 12 primo comma e 13 primo e secondo comma della Legge n. 15/1968.
La seconda sezione (articoli 8-13) è dedicata al "documento informatico".

L'intera sezione riprende il D.P.R. 513/1997, disciplinando le condizioni di validità dei documenti informatici e le operazioni che li riguardano, facendo rinvio al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri per la definizione delle regole tecniche per le operazioni di formazione, trasmissione ecc. e delle misure tecniche, organizzative e gestionali a garanzia dei dati contenuti nei documenti.
La sezione terza (articoli 14-17) riunisce, senza l'aggiunta di nuove norme, le varie disposizioni presenti nell'ordinamento in materia di "trasmissione di documenti".

L'articolo 14 ripropone il contenuto dell'articolo 19 della Legge n. 15/1968, che rinvia alle disposizioni speciali sulle funzioni e i poteri consolari per la trasmissione all'estero di atti agli uffici di stato civile.

L'articolo 15 riporta la procedura di trasmissione del documento informatico già disciplinata all'articolo 12 del D.P.R. n.513/1997.

All'articolo 16 sono inseriti i principi che l'articolo 8 del D.P.R. n.403/1998 ha fissato per la tutela della riservatezza dei dati "sensibili", elencati nell'articolo 22 della Legge n. 675/1996, contenuti nei documenti trasmessi.

L'articolo 17 chiude la sezione con le disposizioni a garanzia della segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica.

Con la sezione quarta (articolo 18-21) vengono riscritte, aggiornate e significativamente innovate le norme della Legge n. 15/1968, del D.P.R. n.513/1997 e del D.P.R. n.403/1998 sulle "copie autentiche e sull'autenticazione di sottoscrizioni".

Il comma 1 dell'articolo 18 è il frutto di una sintesi tra l'articolo 14 primo comma e l'articolo 7 primo comma della Legge n. 15/1968 e individua le caratteristiche della copia autentica. Il secondo comma riporta la modalità tipica di autenticazione delle copie, secondo il disposto dell'articolo 14 secondo comma della Legge n. 15/1968.Il terzo comma inserisce e corregge l'articolo 3 comma 4 del d.P.R. n.403/1998 che ha introdotto la procedura semplificata per l'autenticazione della copia di un documento da presentare agli organi della pubblica amministrazione, così come ai gestori di pubblici servizi, superando un'incongruenza della vecchia stesura.

Nell'articolo 19 viene ampliato il contenuto dell'articolo 2 comma 2 del D.P.R. n.403/1998 introducendo le modalità alternative all'autenticazione di copie. Si tratta di una significativa innovazione che, prendendo spunto da quanto già disciplinato per le copie di pubblicazioni quali titoli nei concorsi pubblici, consente di sostituire alla procedura dell'autentica la presentazione della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà sulla conformità della copia all'originale. Inoltre, è di non trascurabile importanza l'espressa previsione che la medesima autodichiarazione di conformità può avere ad oggetto anche le copie di documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
Per quanto, invece, attiene la copia di atti e documenti informatici, l'articolo 20 riporta alla lettera il contenuto dell'articolo 6 D.P.R. n.513/1997. Particolarmente rilevante, oltre che puntualmente rispondente alle manifestate esigenze di semplificazione è la nuova disciplina dell'autenticazione delle sottoscrizioni. L'articolo 21, al comma 1 riscrive l'articolo 20 della Legge n. 15/1968, fondando la garanzia di autenticità della sottoscrizione di istanze e/o dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da produrre agli organi della P.A. o ai gestori di pubblici servizi sull'espresso rinvio alla disciplina semplificata per l'invio e la sottoscrizione delle istanze. Il comma 2, mantiene, comunque, le modalità tradizionali di autentica della sottoscrizione delle istanze e delle dichiarazioni sostitutive di atto notorio in alcuni casi particolari.

La costruzione di queste disposizioni nasce dall'esigenza di chiarire definitivamente una disciplina venuta in essere attraverso varie fasi (l'articolo 3 comma 11 della Legge n. 127/1997, che ha abolito l'autentica della sottoscrizione delle istanze da presentarsi alle pubbliche amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi, cui ha fatto seguito l'articolo 2 comma 10 della Legge n. 191/1998 che ha chiarito quali fossero le modalità sostitutive dell'autentica della sottoscrizione per le istanze, estensibili, in base all'interpretazione autentica di cui al comma 3 del medesimo articolo.). Ragioni di opportunità e chiarezza hanno portato, nella formulazione del comma 1 dell'articolo 21 (che fa rinvio all'articolo 38), all'eliminazione della distinzione tra dichiarazioni sostitutive collegate ad un'istanza o meno.

La sezione quinta, rubricata "firma digitale", riproduce integralmente il sistema costruito dalle norme del D.P.R. n.513/1997. L'articolo 22 riporta l'elenco delle definizioni di cui all'articolo 1 del D.P.R. citato, con la sola eccezione di quelle già inserite alle lettere b) e n) dell'articolo1. L'articolo 23 sulla firma digitale riporta i 7 commi dell'articolo 10. L'articolo 24 sulla firma digitale autenticata contiene l'articolo 16. L'articolo 25 sulla firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni riproduce il contenuto dell'articolo 19 del citato D.P.R.. Gli articoli 26 e 27 sul deposito della chiave privata e sulla certificazione delle chiavi riproducono, rispettivamente, gli articoli 7 e 8 del D.P.R.. Infine gli articoli 28 e 29 sugli obblighi dell'utente e del certificatore e sulle chiavi di cifratura della pubblica amministrazione, riportano l'intero contenuto, rispettivamente, dell'articolo 9 e dell'articolo 17.

La sezione sesta (articoli 30-34), rubricata "legalizzazione di firme e di fotografie", riprende all'articolo 30, il contenuto dell'articolo 15 secondo comma della Legge n. 15/1968, sulle modalità di legalizzazione delle firme; l'articolo 31, intitolato "atti non soggetti a legalizzazione", unifica i due commi dell'articolo 18 della Legge n. 15/1968; l'articolo 32 riproduce il contenuto dell'articolo 18 della Legge n. 15/1968 sulla legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute; l'articolo 33, in tema di legalizzazione di firme di atti da e per l'estero, riporta, senza alcuna modifica il contenuto dell'articolo 17 della Legge n. 15/1968; l'articolo 34 riscrive il comma 7 dell'articolo 2 della Legge n. 127/1997, privilegiando le modalità più snelle della legalizzazione delle fotografie e riporta, al comma 2, l'esenzione dell'imposta di bollo, prevista dal collegato alla legge finanziaria di cui alla L.n.342/2000.

La sezione settima (articoli 35 e 36), rubricata "documenti di riconoscimento e di identità", si apre con l'articolo 35 sancisce con la nuova disposizione del comma 1 l'equipollenza, ai fini del Testo unico, tra il documento d'identità e il documento di riconoscimento; al comma 2 sono individuati i documenti equipollenti, mediante una riscrittura dell'articolo 16 comma 1 della Legge n. 615/1996; il comma 3 riporta il comma 9 dell'articolo 2 della Legge n. 127/1997 in ordine alla facoltatività dell'indicazione dello stato civile del richiedente il documento.

L'articolo 36, sulla carta d'identità e sui documenti elettronici, rinvia, nel comma 1, al D.P.C.M. riportato nell'appendice allegata al Testo unico per la definizione delle caratteristiche e delle modalità di rilascio; nei successivi commi dal 2 al 7 viene meglio articolato e talvolta riformulato il contenuto del comma 10 dell'articolo 2 della Legge n. 127/1997, in particolare esplicitando il richiamo ai dati biometrici con esclusione del DNA, quali elementi rilevanti ai fini dell'identificazione.
La sezione ottava, intitolata "regime fiscale", è composta dal solo articolo 37 che riproduce al comma 1 il contenuto del primo comma dell'articolo 21 sull'esenzione dall'imposta di bollo per le due tipologie di dichiarazioni sostitutive.

Il capo terzo, rubricato semplificazione della documentazione amministrativa, si compone di cinque sezioni.
La sezione prima (articoli 38 e 39) è dedicata alle "istanze e dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione".

L'articolo 38 commi 1 e 2 riporta le modalità semplificate di presentazione e sottoscrizione delle istanze alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi, già introdotte dall'articolo 2 comma 10 della Legge n. 191/1998; l'introduzione della nuova disposizione di cui al comma 3 è conseguente all'introduzione nell'ordinamento della carta d'identità e del documento d'identità elettronico.

L'articolo 39 riporta il contenuto dell'articolo 3 comma 5 della Legge n. 127/1997, come modificato dall'articolo 2 comma 8 della L.191/1998, sulla sottoscrizione delle domande di partecipazione a concorsi pubblici, assoggettando alle stesse modalità anche le domande agli esami per il conseguimento di diplomi o titoli culturali.

La sezione seconda (articoli 40-42) è dedicata ai "certificati".

L'articolo 40 riproduce l'esatto contenuto dell'articolo 11 della Legge n. 15/1968 sulle certificazioni contestuali; altrettanto avviene al comma 1 dell'articolo 41 che riprende l'articolo 2 comma 3 della Legge n. 127/1997, come modificato dall'articolo 2 commi 2 e 4 della Legge n. 191/1998 sulla validità dei certificati, con l'aggiunta, però di un'ulteriore disposizione a vantaggio della celerità dell'azione amministrativa.

L'articolo 42 riporta la norma dell'articolo 12 del d.P.R.n.403/1998 introdotta per ragioni di chiarezza linguistica, che ha individuato termini sostitutivi per indicare i certificati di abilitazione.

La sezione terza (articoli 43 e 44) è rubricata "acquisizione diretta di documenti".

L'articolo 43 nei suoi primi 4 commi riscrive la previsione già contenuta nel comma 1 dell'articolo 7 del D.P.R. n.403/1998, privilegiando ulteriormente l'acquisizione diretta delle informazioni necessarie all'amministrazione procedente.

La sezione quarta si compone del solo articolo 45 che aggiunge alle disposizioni degli articoli 3 comma 1 Legge 127/1997 e dell'articolo 7 comma 4 del d.P.R.n.403/1998 una nuova norma che, sulla scorta di quanto già previsto per l'uso del certificato scaduto, fissa le condizioni per l'uso, in luogo del certificato, del documento di riconoscimento non in corso di validità.

La sezione quinta (articoli 46-49) contiene "norme in materia di dichiarazioni sostitutive".

L'articolo 46 riscrive la casistica delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni, unificando il testo dell'articolo 2 primo comma della Legge n. 15/1968 e dell'articolo 1 comma 1 del D.P.R.n.403/1998, aggiungendo alla lettera j) dell'elenco l'appartenenza agli ordini professionali, completando alla lettera aa) la possibilità di sostituire il certificato del casellario giudiziale con riferimento anche ai provvedimenti civile e amministrativi, e, infine, aggiungendo alla lettera ee) la possibilità di dichiarare di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

L'unificazione nell'unico articolo di norme di rango legislativo con norme di rango regolamentare, appare giustificabile con il criterio indicato per la stesura del regolamento dall'articolo 1 Legge n. 127, che prevede l'ampliamento delle categorie di stati, qualità personali e fatti già previsti dall'articolo 2 primo comma Legge n. 15/1968; inoltre, la stessa espressione con cui apre l'articolo 1 del D.P.R.n.403/1998 "oltre ai casi di cui … sono aggiunti…" autorizza a ritenere "declassata" la fonte per l'individuazione della casistica delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni. L'articolo 47 rimette ordine nelle varie disposizioni aventi ad oggetto le dichiarazioni sostitutive di atto notorio.

L'articolo 48 riproduce alla lettera le disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive dell'articolo 6 del D.P.R. n.403/1998, unicamente trasformando da facoltativo in obbligatorio il riferimento, da inserire nel modulo per le dichiarazioni sostitutive, all'informativa di cui all'articolo 10 della Legge n. 675/1996.

All'articolo 49 è inserito il testo dell'articolo 10 del D.P.R.n.403/1998 sui limiti di utilizzo delle misure di semplificazione.

Il capo quarto è rubricato sistema di gestione informatica dei documenti e si compone di sei sezioni che sono interamente riprese dal "Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica" di cui al D.P.R.n.428/1998.

La sezione prima (articoli 50-57) è intitolata "disposizioni sulla gestione informatica dei documenti".

L'articolo 50 riproduce le disposizioni transitorie di cui agli articoli 21 e 2 del D.P.R. 428/1998.

L'articolo 51 riproduce il contenuto dell'articolo 20 del D.P.R. n.513/1997.

L'articolo 52, sul sistema di gestione informatica dei documenti, recepisce in toto il contenuto dell'articolo 3. L'articolo 53, sulla registrazione di protocollo, riproduce l'articolo 4, riformulando in positivo il comma 5, con l'indicazione degli atti oggetto di registrazione obbligatoria, dove, invece, il regolamento contiene l'elenco degli atti esclusi dalla registrazione di protocollo. All'articolo 54, sulle informazioni annullate o modificate, è riportato l'articolo 5 del quale vengono invertiti i due commi oltre che integrato il comma 1. L'articolo 55, sulla segnatura di protocollo, riformula, senza aggiunte di carattere normativo, il comma 1 dell'articolo 6 e riproduce alla lettera i restanti quattro commi. L'articolo 56, sulle operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti, modifica la rubrica dell'articolo 7 ma ne riporta alla lettera il contenuto. L'articolo 57, sul numero di protocollo, riscrive in modo più chiaro la rubrica e il contenuto dell'articolo 8, riducendolo ad un comma unico. La sezione seconda (articoli 58-60) è stata reintitolata "accesso ai documenti e alle informazioni del sistema".

L'articolo 58, sulle funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema, l'articolo 59 sull'accesso esterno, l'articolo 60 sull'accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni riportano per intero i contenuti degli articoli 9, 10 e 11 del citato regolamento, fatta eccezione per il comma 3 dell'articolo 11, che viene abolito, e sciogliendo i riferimenti normativi relativi al diritto di accesso ai documenti amministrativi e alla tutela della riservatezza dei dati personali.

La sezione terza (articoli 61-63) è stata reintitolata "tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti".

L'articolo 61, sul servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, ripete l'articolo 12. L'articolo 62, sulle procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema, recepisce interamente il contenuto dell'articolo 13. L'articolo 63, sul registro di emergenza, riprende l'articolo 14, sostituendo, al comma 5, l'indicazione espressa del termine di cinque giorni per l'inserimento nel sistema dei dati protocollati manualmente, con la formula "senza ritardo".
La sezione quarta (articoli 64-66) è stata reintitolata "sistema di gestione dei flussi documentali".

L'articolo 64, rubricato come l'intera sezione, riporta l'articolo 15 invertendone i primi due commi.

All'articolo 65, sui requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali, e all'articolo 66, sulla specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali, sono riprodotti gli articoli 16 e 17.

La sezione quinta (articoli 67-69) è rubricata "disposizioni sugli archivi".

L'articolo 67, sul trasferimento dei documenti all'archivio di deposito, recepisce il contenuto dell'articolo 18.

L'articolo 68, contenente disposizioni per la conservazione degli archivi, riprende l'articolo 19 unicamente sciogliendo i riferimenti alle norme citate per estremi.

L'articolo 69, sugli archivi storici, recepisce l'articolo 19 inserendo il riferimento espresso al Testo unico in materia di beni culturali.

La sezione sesta, composta dal solo articolo 70 è rubricata " attuazione e aggiornamento dei sistemi".
L'articolo 70, aggiornamenti del sistema, riporta l'intero contenuto dell'articolo 22.

Il capo quinto rubricato controlli, non suddiviso in sezioni, si compone di due articoli.

L'articolo 71, sulle modalità dei controlli, riprende al comma 1 il testo dell'articolo 11 del d.P.R. n. 403/1998; il comma 2 riscrive l'articolo 11, comma 2 del d.P.R. n.403/1998, senza innovazioni quanto piuttosto a vantaggio di una migliore comprensibilità da parte degli operatori e degli utenti.

Diversamente, il comma 3 dell'articolo 71 introduce una nuova disposizione intesa a disciplinare la fattispecie dell'irregolarità sanabile dei dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive.

L'articolo 72, sulla responsabilità dei controlli, costituisce una novità rispetto alla previgente disciplina.
Le norme sono state dettate dalla necessità di porre maggiore attenzione sullo strumento dei controlli e di fare chiarezza sulle modalità e sulla dinamica del rapporto che si instaura tra amministrazione procedente-controllante e amministrazione certificante.

Il capo sesto rubricato sanzioni, non suddiviso in sezioni, si compone di sei articoli nei quali è ripresa la disciplina previgente con una revisione di carattere tecnico-formale.

L'articolo 73 riproduce la clausola di cui all'articolo 24 della Legge n. 15/1968 sull'assenza di responsabilità della pubblica amministrazione.

L'articolo 74 riunisce le varie disposizione sulla violazione dei doveri d'ufficio quale sanzione derivante dalla mancata applicazione delle norme in materia di autocertificazione.

In particolare, la lett.a) riproduce l'articolo 3 comma 4 della Legge n. 127/1997; la lett.b) riproduce l'articolo 3 comma 3 del d.P.R.n.403/1998; la lett.c) riproduce l'articolo 7 comma 5 del D.P.R.n.403/1998.

L'articolo 75, sulla decadenza dai benefici, recepisce il contenuto dell'articolo 11 comma 3 del D.P.R.n.403/1998.
L'articolo 76, contenente norme penali, riporta il secondo e il terzo comma dell'articolo 26 della Legge n. 15/1968, modificando soltanto i riferimenti normativi in esso contenuti.

Il capo settimo rubricato disposizioni finali, non suddiviso in sezioni, si compone di due articoli.

L'articolo 77, contiene, ai sensi dell'art. 7 comma 2 lettera c) della legge 8 marzo 1999 n.50, l'elenco delle norme abrogate dal Testo unico, separando in due commi i riferimenti alle norme di rango legislativo e quelli alle norme di rango regolamentare.

All'articolo 78 sono indicate, ai sensi dell'art. 7 comma 2 lettera e) della legge 8 marzo 1999 n. 50, le norme, non incluse nel Testo unico, che rimangono in vigore.

Il presente schema, già deliberato dal Consiglio dei Ministri nella seduta del 25 agosto 2000, è stato sottoposto al parere del Consiglio di Stato. Sono stati acquisiti gli avvisi del Garante per la protezione dei dati personali dell'8 settembre 2000, della Conferenza Stato-Città del 14 settembre 2000 e dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione del 29 settembre 2000.

Successivamente il testo è stato nuovamente esaminato dal Consiglio dei Ministri nella seduta del 6 ottobre 2000, quindi, acquisito il parere del Comitato per la legislazione del 9 novembre 2000, è stato sottoposto all'esame delle competenti Commissioni parlamentari.

Il testo attuale tiene conto dei predetti pareri e le modifiche apportate rispetto al testo esaminato, in prima lettura il 25 agosto 2000 e in seconda lettura il 6 ottobre, sono conseguenti ai pareri medesimi.
Sul piano generale, vale la pena di menzionare che il Consiglio di Stato, pur ritenendo legittima la scelta tecnica adottata nell'impostazione del testo unico (un decreto legislativo e un regolamento di delegificazione poi trasfusi in un testo unico finale), ha ritenuto praticabile anche una diversa soluzione che, nell'ambito di un unico testo emanato con decreto del Presidente della Repubblica, contenesse sia le disposizioni legislative che regolamentari.

Inoltre, il Consiglio di Stato ha ritenuto che la materia della documentazione amministrativa, per la sua attinenza all'assetto organizzativo della pubblica amministrazione, fosse interamente delegificabile con l'unica eccezione delle norme penali e delle norme sul trattamento dei dati personali. Si è ritenuto, tuttavia, di accogliere solo in parte questo suggerimento, limitando, al momento, l'esercizio della potestà di delegificazione solo ad alcuni - ancorchè la maggior parte - degli aspetti definiti organizzativi dal Consiglio di Stato.

La I Commissione della Camera dei deputati (affari costituzionali, affari della Presidenza del Consiglio e dell'Interno, ordinamento generale dello Stato e della P.A.), preso atto del parere del Comitato per la legislazione reso nella seduta del 9 novembre u.s., ha espresso, nella seduta del 16 novembre, parere favorevole sul provvedimento in esame, formulando, con le seguenti osservazioni, la richiesta di:

a) procedere, all'adozione e all'emanazione contestuale di un decreto legislativo e di un regolamento, i quali si integrino tra di loro e si unifichino attraverso la veste formale, espressamente prevista dall'articolo 7, comma 4, della legge n. 50 del 1999, di un decreto del Presidente della Repubblica di approvazione del testo unico risultante appunto dalla concorrenza in un unico contesto delle disposizioni del decreto legislativo e del regolamento, evitandosi di dare origine ad un ulteriore atto normativo di natura regolamentare che approvi il testo unico delle disposizioni di cui al decreto legislativo e al regolamento;

b) di includere, per ragioni di completezza del testo unico, le disposizioni di cui all'articolo 2, comma 15, della legge n. 537 del 1993, relative alla conservazione dei documenti su supporto ottico e alla salvaguardia del patrimonio documentale storico;

c) di espungere dal testo unico i riferimenti alle disposizioni previgenti, che potrebbero trarre in inganno l'interprete circa il valore normativo del testo unico, indicandoli invece in un apposito allegato;
d) di predisporre un allegato al testo unico nel quale ricomprendere i regolamenti ministeriali, le direttive, le circolari e le norme tecniche vigenti rilevanti nella materia, in modo da facilitare l'accesso a tali atti da parte dei cittadini;

e) all'articolo 5, comma 1, di sostituire le parole "esercente la potestà dei genitori" con le seguenti: "esercente la potestà";

f) di verificare se le disposizioni, contenute negli articoli 8, comma 1, 16, comma 3 e 36, comma 5, che prevedono il parere del Garante per la protezione dei dati personali siano tutte effettivamente discendenti dalla previsione generale di cui all'articolo 31, comma 2 della legge n. 675 del 1996;

g) all'articolo 36, comma 1, di riprodurre la disposizione dell'articolo 2, comma 10, della legge n.127 del 1997;

h) all'articolo 43, di valutare l'opportunità di riconsiderare tale disciplina, al fine di evitare che essa possa rivelarsi più defatigante, per il cittadino, rispetto a quella attualmente presente negli articoli 18, commi 2 e 3, e 30 della legge n. 241 del 1990 e nell'articolo 7, comma 1, del regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica n. 403 del 1998 (tutte espressamente abrogare dall'articolo 77), eventualmente anche chiarendo, al comma 1, che l'acquisizione d'ufficio delle informazioni deve avvenire in ogni caso senza oneri di natura finanziaria a carico del cittadino; i) all'articolo 46, comma 1, lettera aa), di valutare l'opportunità di aggiungere le seguenti parole: "e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa", posto che la dichiarazione sostitutiva ivi prevista sostituisce la certificazione prodotta dal casellario giudiziale;

l) all'articolo 60, comma 3, di provvedere ad armonizzare tale disposizione con la formulazione adottata dall'articolo 55, comma 5;

m) di attribuire rango legislativo alle disposizioni contenute negli articoli 77 e 78, oppure, in alternativa, di distinguere in commi separati, all'interno di ciascun articolo, le disposizioni che si riferiscono a norme primarie e quelle che si riferiscono a norme secondarie;
n) di completare, conformemente a quanto richiesto dall'articolo 7, comma 2, lettera c), della legge n.50 del 1999, l'elenco delle disposizioni abrogate dall'articolo 77, in particolare considerando gli effetti abrogativi implicitamente derivanti dall'articolo 1, comma 1, lettera a), dall'articolo 1, comma 1, lettera e), dall'articolo 3, comma 4, e dall'articolo 35, comma 2, in modo da evitare la riproduzione, all'interno del testo unico, del contenuto di disposizioni vigenti, senza corrispondentemente procedere alla loro espressa abrogazione;

o) di precisare l'elenco delle norme che rimangono in vigore nella materia in questione contenuto nell'articolo 78;

p) all'articolo 78, comma 1, lettera d), di precisare il significato dell'espressione "disposizioni secondarie" che rimarrebbero in vigore, esplicitando che essa si riferisce unicamente ai regolamenti ministeriali o a direttive e circolari, ma non ai regolamenti governativi, che sono inclusi nel testo unico;
q) di esplicitare, all'articolo 78, che il testo unico, in particolare all'articolo 37, comma 1, non modifica le norme sul bollo contenute nel decreto del Presidente della Repubblica n. 642 del 1972, e successive modificazioni;

r) con riferimento, infine, all'articolo 2, comma 1, all'articolo 43, comma 2 all'articolo 72, comma 4, che anticipano altrettante innovazioni in via d'introduzione ad opera degli articoli 2 e 3 del disegno di legge di semplificazione 1999, di coordinare tra di loro i due interventi in modo da non creare duplicazioni normative.

La I Commissione della Senato della Repubblica (affari costituzionali, affari della Presidenza del Consiglio e dell'Interno, ordinamento generale dello Stato e della P.A.) ha espresso, nella seduta del 29 novembre, parere favorevole sul provvedimento in esame, formulando, osservazioni quasi totalmente coincidenti con quelle della Camera, richiedendo, inoltre, all'articolo 2, di estendere la disciplina non solo ai gestori dei pubblici servizi nei rapporti con l'utenza, ma anche nei rapporti tra di loro; all'articolo 3 (comma 1), di aggiungere le società di persone e i comitati nell'elenco dei destinatari delle disposizioni del testo unico, e (comma 4) di prevedere una semplificazione delle procedure relative alle certificazioni e attestazioni di autorità di stati esteri, o comunque rilasciati all'estero; all'articolo 4 di prevedere che la documentazione relativa alle motivazioni dell'impedimento alla sottoscrizione o dichiarazione sia tenuta separata dall'attestazione; all'articolo 7, per quanto riguarda il comma 1, di specificare che il mezzo per redigere i documenti debba comunque consentire la conservazione nel tempo, e di prevedere (comma 4) la possibilità dell'utilizzo di acronimi e di espressioni in lingua straniera di uso corrente; di estendere le previsioni dell'articolo 13 agli analoghi atti regolati dalla legge notarile;all'articolo 21, di considerare i profili penalistici (falso ideologico, querela di falso) della falsa attestazione rispetto all'acquisizione di una falsa autocertificazione riformulando l'articolo, ovvero sopprimendolo in considerazione dell'incidenza di una norma regolamentare in fattispecie penale;di richiamare i dati biometrici, con esclusione di una schedatura generalizzata del DNA, non solo per la firma digitale di cui all'articolo 22, ma anche per altre forme di identificazione; all'articolo 24 di considerare la necessità che tali disposizioni si estendano in via generalizzata, facendo pertanto all'articolo 28 della legge notarile; all'articolo 27 comma 3, e nelle altre norme del presente testo unico (articoli 2, 8, 11 e 23) di verificare la compatibilità con la Direttiva 93/99/CEE in materia di autorità di certificazione; all'articolo 28 di approfondire il senso della lettera c) e di dare una lettura più attenta; all'articolo 35, comma 2, di valutare se non sia opportuno evitare il riferimento al "timbro" , che potrebbe essere sostituito da altro mezzo, o quantomeno di aggiungere l'espressione "o equivalenti"; di procedere ad un coordinamento dei riferimenti alla " veridicità" e alla "autenticità" in relazione agli articoli 41 e 45; all'articolo 53, di consentire forme di sperimentazione della gestione informatica del protocollo. A seguito dei suddetti pareri, il testo è stato riformulato in accoglimento delle richieste delle Commissioni parlamentari, ad eccezione di alcune, per i motivi di seguito esposti.

Riguardo all'osservazione della I Commissione del Senato relativa all'articolo 21, si ritiene che le modifiche possano far sorgere il dubbio che una siffatta formulazione introduca una nuova fattispecie penale; in effetti, per la stessa ragione il Consiglio di Stato e il Ministero della Giustizia, a proposito delle disposizioni di cui all'articolo 76, avevano segnalato la necessità di non delineare, anche semplicemente, nuove formulazioni o interpretazioni delle fattispecie penali; pertanto, l'osservazione non è stata accolta in quanto la fonte regolamentare, nella formulazione adottata, non è suscettibile di incidere sul contenuto delle norme.

In ordine alla verifica, richiesta dalla I Commissione del Senato, della compatibilità dell'articolo 27 comma 3, e delle altre norme del presente testo unico con la Direttiva 93/99/CEE in materia di autorità di certificazione, si fa presente che le modifiche eventualmente necessarie verranno recepite nella forma dell'aggiornamento del testo unico, essendo, a tutt'oggi, in attesa dell'approvazione della legge comunitaria per l'anno 2000, nonchè dell'emanazione dei provvedimenti normativi di recepimento dalla stessa previsti.

Quanto alla richiesta, formulata dalla I Commissione del Senato, in ordine all'articolo 28, si osserva che questa previsione si limita a riprodurre la normativa vigente.

Quanto alla richiesta della I Commissione della Camera di cui al punto f), in ordine all'articolo 43 dello schema, si ricorda che esso rappresenta una delle essenziali innovazioni del Testo Unico e prevede che le amministrazioni e i servizi pubblici non possano chiedere ai cittadini certificazioni per tutti i dati attestabili con dichiarazioni sostitutive di certificazioni. Le amministrazioni e i servizi pubblici sono tenuti o ad acquisire d'ufficio le relative informazioni, o ad accettare le dichiarazioni sostitutive di certificazione. Non si vede quindi come il divieto previsto per le amministrazioni di richiedere certificazioni ai cittadini possa risultare più defatigante rispetto alla normativa preesistente.
Quanto alla richiesta, formulata dalla I Commissione del Senato, in ordine all'articolo 53, si ritiene che prevedere esplicitamente forme di sperimentazione potrebbe indebolire il carattere prescrittivo della norma sul protocollo.

Quanto alla richiesta, formulata da entrambe le Commissioni, di provvedere ad armonizzare la disposizione di cui all'articolo 60, comma 3 con la formulazione adottata dall'articolo 55, comma 5, non si ravvisa l'esigenza di armonizzazione, in quanto le fattispecie disciplinano ipotesi diverse. Quanto alla richiesta, formulata da entrambe le Commissioni. di attribuire rango legislativo alle disposizioni contenute negli articoli 77 e 78, oppure, in alternativa, di distinguere in commi separati, all'interno di ciascun articolo, le disposizioni che si riferiscono a norme primarie e quelle che si riferiscono a norme secondarie, mentre è stato possibile suddividere nei due commi l'articolo 77, l'operazione non appare configurabile per l'articolo 78.

Occorre infine, precisare che:

a) al fine di adempiere alla richiesta formulata da entrambe le Commissioni di espungere dal testo unico i riferimenti alle disposizioni previgenti, è stata predisposta, a completamento del testo "A", una tavola di corrispondenza tra gli articoli del testo unico e le disposizioni previdenti;

b) non è stato predisposto un allegato nel quale ricomprendere i regolamenti ministeriali, le direttive e le circolari vigenti rilevanti nella materia, perché, stante l'esistenza, in particolare, di circolari, dato che l'emanazione del testo unico ha comportato un coordinamento e un'armonizzazione delle disposizioni provenienti dalle diverse fonti, si ritiene che da ciò discenderà la necessità che le amministrazioni provvedano ad aggiornamento delle circolari esistenti;

c) diversamente, per le norme tecniche vigenti, che sono state riunite in un'appendice al testo unico.



Allegato

I. DALL'ANALISI DELL'IMPATTO DELLE NUOVE NORME SULLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA ALLE NOVITÀ DEL TESTO UNICO


I risultati delle attività di monitoraggio quantitativo e qualitativo e l'analisi dell'impatto delle nuove norme sulla documentazione amministrativa, introdotte con la legge 15 maggio 1997, n.127, la legge 16 giugno 1998, n.191 e il DPR. 20 ottobre 1998, n. 403, svolte dal Progetto finalizzato del Dipartimento della Funzione Pubblica "Semplifichiamo", hanno notevolmente contribuito all'individuazione delle ulteriori innovazioni da introdurre con il Testo Unico.

I dati del monitoraggio quantitativo effettuato in 23 città sulla riduzione delle certificazioni anagrafiche e delle autentiche di firme rilasciate dalle anagrafi comunali e la stima del conseguente risparmio degli italiani hanno mostrato i positivi e diffusi risultati dell'attuazione delle nuove norme. Il raffronto tra il 1996 e il 1999 consente di misurare gli effetti dell'insieme delle novità in materia di autocertificazione e di autentiche di firma, introdotte dalla legge n.127 del 1997, dalla legge n. 191 del 1998 e dal DPR. n.403 del 1998.

Nel 1999 le certificazioni rilasciate dalle anagrafi si sono ridotte del 50% rispetto al 1996. In termini assoluti ciò significa che mentre nel 1996 le anagrafi comunali italiane "producevano" 68 milioni di certificati, nel 1998 ne hanno prodotti 49 milioni e nel 1999 34 milioni.

Tra il 1996 e il 1999 le autentiche di firma sono diminuite del 79,5% (da 35 a 7,5 milioni).

La riduzione delle certificazioni e delle autentiche di firma ha rappresentato un grande risparmio di tempo e di denaro per i cittadini. Il progetto "Semplifichiamo" ha stimato che la spesa sostenuta dagli italiani per le certificazioni e le autentiche di firma è passata da 2.977 miliardi del 1996 a 1.107 miliardi del 1999. I risparmi rispetto al 1996 sono stati stimati rispettivamente in 1.020 miliardi per il 1998 e in 1.869 miliardi per il 1999. I dati dei primi 5 mesi del 2000, confrontati con quelli del 1996, confermano il trend di decremento ed evidenziano un'ulteriore significativa riduzione sia dei certificati che delle autentiche di firma. La riduzione media delle certificazioni passa dal 50% del 1999 al 57% e quella delle autentiche di firma passa dall'80% al 90%.

La riduzione delle certificazioni tocca il picco del 62% nel mese di gennaio. E' un dato particolarmente positivo, sicuramente legato alla rilevanza in questo mese delle pre-iscrizioni scolastiche, che consente di apprezzare l'efficacia delle norme che prevedono che scuole, Università, Motorizzazione Civile e Comuni non possano richiedere certificati, ma solo autocertificazioni.

I buoni risultati fin qui raggiunti nella riduzione delle certificazioni sono un indicatore, dell'efficacia delle novità introdotte e del cambiamento maturato nella cultura e nei comportamenti quotidiani delle amministrazioni e del personale. E' cresciuta la consapevolezza che l'applicazione delle nuove norme è ormai ineludibile. Nello stesso tempo è aumentata la conoscenza dei propri diritti da parte dei cittadini che hanno percepito il messaggio innovativo delle nuove norme e ne hanno preteso in modo diffuso l'applicazione.

Questi dati positivi e il particolare successo della norma che ha previsto che Comuni, scuole, Università e motorizzazioni civili non possono richiedere i certificati ai cittadini, ci dicono che è possibile compiere un ulteriore passo in avanti ed introdurre la previsione della completa eliminazione della richiesta dei certificati ai cittadini, da parte delle amministrazioni pubbliche e dei gestori di pubblici servizi, nella prospettiva, da realizzare nel breve periodo, della "decertificazione" e cioè della completa sostituzione di certificati ed autocertificazioni con la trasmissione per via telematica di dati e documenti.

Il Testo Unico interviene sotto questo duplice profilo con innovazioni particolarmente significative e coerenti con i principi e i criteri direttivi, individuati dall'articolo1 della legge 15 maggio 1997, n.127, ed in particolare con i principi contenuti nell'articolo18 della legge 7 agosto 1990, n.241 e con l'obiettivo di cui alla lettera a) dell'eliminazione o riduzione dei certificati o delle certificazioni richieste ai soggetti interessati all'adozione di provvedimenti amministrativi o all'acquisizione di vantaggi, benefici economici o altre utilità erogati da soggetti pubblici o gestori o esercenti di pubblici servizi.

L'articolo 43 del Testo, infatti, introduce la previsione che le amministrazioni pubbliche non possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali o fatti attestabili con dichiarazione sostitutiva di certificazione, per i quali sono tenute ad acquisire d'ufficio le relative informazioni, previa indicazione da parte dell'interessato dell'amministrazione competente o ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato. Questa innovazione è completata dalla previsione, introdotta dall'articolo 72, che la richiesta dei certificati costituisca violazione dei doveri di ufficio.

Nel medesimo tempo lo stesso articolo 43 detta disposizioni tese a rimuovere gli ostacoli, oggi esistenti, all'acquisizione d'ufficio per via telematica di dati e documenti. Si sottolinea in particolare la norma, di cui al comma 2, che stabilisce che quando la consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi dell'amministrazione certificante viene operata per le finalità di cui al presente Testo Unico, essa si considera operata per finalità di rilevante interesse pubblico. Per l'accesso diretto agli archivi l'amministrazione certificante rilascia apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali. Il terzo comma, inoltre, introduce la previsione che le amministrazioni certificanti siano tenute a consentire alle amministrazioni procedenti la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, senza oneri e nel rispetto della riservatezza dei dati personali.

Per garantire il necessario equilibrio tra semplicità per il cittadino e certezze pubbliche che è alla base della nuova normativa in materia di documentazione amministrativa, il Testo Unico introduce disposizioni tese ad agevolare e rendere più cogenti le attività di controllo sulla veridicità delle dichiarazioni rese. Si richiama in particolare l'attenzione sull'articolo 72 che introduce il termine di trenta giorni per la risposta alle richieste di controllo e prevede che la mancata risposta alle richieste di controllo costituisca violazione dei doveri d'ufficio.

I dati relativi alla riduzione del 90% delle autentiche di firma indicano un notevole successo delle modalità alternative all'autenticazione (attraverso la sottoscrizione davanti al dipendente addetto o l'invio con la fotocopia del documento d'identità del sottoscrittore) introdotte dalla legge n.127 del 1997 e dalla legge n.191 del 1998. Tali modalità sono via via divenute le modalità abituali di autenticazione ad eccezione dei casi esclusi dalla legge (dichiarazioni non contestuali all'istanza). Si è ritenuto opportuno, anche sulla base di un'analisi d'impatto effettuata con i responsabili delle anagrafi di alcune città, introdurre con l'articolo 21 una disposizione che generalizza a tutte le istanze e alle dichiarazioni rivolte alla pubblica amministrazione le modalità di autenticazione alternative. Resta ferma l'autenticazione da parte del notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco, con le modalità "tradizionali", solo per le dichiarazioni destinate a soggetti privati e per gli atti che hanno come oggetto la riscossione da parte di terzi di benefici economici.


II. LE INDICAZIONI DELL'ANALISI QUALITATIVA SULL'IMPATTO DELLE NUOVE NORME

L'analisi qualitativa degli oltre 1500 quesiti, segnalazioni e richieste di consulenza pervenuti al Progetto finalizzato Semplifichiamo ha offerto un quadro completo delle criticità emerse nell'applicazione delle nuove norme che è stato la base essenziale per individuare ulteriori innovazioni in grado di introdurre nuove semplificazioni e di rimuovere tali punti critici.

Uno di questi è risolto in radice dal Testo Unico ed è rappresentato dalla difficoltà ad orientarsi di fronte ad un mosaico di norme.

Per una lettura più agevole del quadro di insieme delle problematiche interpretative e delle indicazioni proposte per affrontarle, le principali criticità emerse e le più rilevanti innovazioni proposte sono state classificate per argomento:

 

1) Ambito di applicazione


a) Applicabilità ai gestori ed esercenti di pubblici servizi.


Sono stati segnalati problemi relativamente alla distinzione, proposta da alcuni gestori ed esercenti di pubblici servizi come la Rai e l'Ente Poste, tra attività strettamente strumentale allo svolgimento del servizio pubblico ed attività "neutra". All'articolo 2, comma 1 viene chiarito che il Testo Unico si applica ai gestori di pubblici servizi in tutti i rapporti con l'utenza.

 

b) Applicabilità ai procedimenti di volontaria giurisdizione.

 

Numerosi quesiti e segnalazioni hanno riguardato l'applicabilità delle normativa in materia di autocertificazione all'attività di volontaria giurisdizione o a quella ad essa riconducibile. L'articolo 2, comma 2 prevede che queste modalità di produzione di atti e documenti siano utilizzate anche nei rapporti con l'autorità giudiziaria, limitatamente allo svolgimento di attività di volontaria giurisdizione.


c) Applicabilità ai cittadini stranieri

 

Sono state segnalate problematiche interpretative relativamente all'applicazione delle norme in materia di documentazione amministrativa ai cittadini stranieri, alla necessità di dimostrare il requisito della residenza per rendere le dichiarazioni sostitutive e all'applicabilità delle norme in materia di documentazione amministrativa ai cittadini stranieri non residenti.

L'articolo 3 chiarisce che le disposizioni del Testo Unico si applicano ai cittadini italiani e dell'Unione europea, alle persone giuridiche, alle pubbliche amministrazioni e agli enti e alle associazioni aventi sede legale in Italia o in uno dei paesi dell'Unione europea. Il secondo comma dell'articolo 3 innova, rispetto al DPR. n. 403 perché introduce la possibilità di utilizzare le dichiarazioni sostitutive non solo per gli extracomunitari residenti, ma anche per quelli autorizzati a soggiornare in Italia. Tali dichiarazioni possono essere utilizzate limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti attestabili da soggetti pubblici in Italia.

 

d) Applicabilità ai soggetti privati

 

Numerosi quesiti hanno avuto come oggetto l'applicabilità delle norme in materia di documentazione amministrativa ai soggetti privati e la possibilità per il funzionario incaricato dal Sindaco di rifiutare l'autenticazione di dichiarazioni sostitutive rivolte a soggetti privati. Tale questione è già stata affrontata dal disegno di legge annuale di semplificazione.

 

2) Modalità di sottoscrizione delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà

 

Numerose sono state le richieste di chiarimenti relative alle modalità di sottoscrizione delle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà non contestuali alle istanze, all'utilizzo delle modalità di autenticazione alternative e alla nozione di contestualità all'istanza. Una criticità particolare è stata ripetutamente segnalata per l'autentica della sottoscrizione da parte di coloro che siano temporaneamente impediti per ragioni di salute. Le problematiche relative alle modalità di autenticazione della sottoscrizione sono risolte in radice con le disposizioni dell'articolo 21 e 38 già indicate sopra.

All'articolo 4, comma 2 del presente Testo Unico è prevista la possibilità di sostituire la dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in una situazione di temporaneo impedimento con la dichiarazione resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado. Tale dichiarazione è resa al pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante.

 

3) Autentica di copie

 

Molte segnalazioni e quesiti proposti sia da cittadini, che da imprese ed amministrazioni hanno richiesto di estendere la facoltà (introdotta dal DPR n.403 del 1998) di attestare con dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà la conformità di una copia all'originale di una pubblicazione ai documenti rilasciati o conservati da una pubblica amministrazione. E' stato sottolineato che questa opportunità semplificherebbe notevolmente la presentazione di documenti e agevolerebbe le stesse attività di controllo. Il Testo Unico, all'articolo 19, introduce tale facoltà.

 

4) Acquisizione d'ufficio e controlli

 

Numerose amministrazioni hanno segnalato le seguenti criticità nelle attività di controllo e nell'acquisizione d'ufficio anche per via telematica, che rappresenta una delle più importanti novità introdotte dal DPR. n. 403.

a) Necessità che le amministrazioni certificanti consentano la consultazione delle banche dati necessarie ai fini delle attività di controllo o dell'acquisizione d'ufficio senza oneri a carico delle amministrazioni procedenti;

b) necessità che venga stabilito un termine per la risposta alle richieste di controllo o di acquisizione d'ufficio e sanzioni per i casi di mancata risposta;

c) problematiche relative alle modalità idonee a garantire la riservatezza dei dati personali;

d) necessità che le amministrazioni certificanti individuino e rendano note le modalità per l'efficiente ed efficace svolgimento dei controlli stessi; e) necessità di normare i casi di irregolarità formali che non costituiscono falsità.

Come già richiamato sopra, tali problematiche vengono compiutamente affrontate dalle disposizioni dell'articolo 43 (in relazione alla consultazione per via telematica degli archivi delle amministrazioni certificanti e alle modalità idonee a garantire la riservatezza dei dati personali) e dell'articolo 72 (termine per la risposta alle richieste di controllo, modalità per l'efficiente ed efficace svolgimento dei controlli). L'articolo 6, comma 3, prevede inoltre che qualora le dichiarazioni presentino delle irregolarità o delle omissioni che non costituiscono falsità, il funzionario competente dà notizia all'interessato di tale irregolarità. Questo è tenuto alla regolarizzazione della dichiarazione, altrimenti il procedimento non ha seguito.