TESTO UNICO DELLE
DISPOSIZIONI LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI
IN MATERIA DI
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
E’ approvato il Testo Unico in
materia di documentazione amministrativa di cui al
d.Lgs. … e al d.P.R. …
CAPO I
DEFINIZIONI E AMBITO
DI APPLICAZIONE
Articolo 1 (R)
Ai fini del presente testo unico si
intende per:
a)
PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI quelle
indicate dall’art. 1, comma 2, del D. Lgv. 3.2.93 n. 29, solo quando
tale normativa viene richiamata nel
testo.
a) b)
DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto
di atti, anche
interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione sono quelle
indicate al capo II, sezione III del presente testo unico.
b)
c) DOCUMENTO
INFORMATICO la rappresentazione informatica del contenuto
di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
c)
d) DOCUMENTO DI
RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato,
su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione
italiana o di altri Stati, che consente l’identificazione personale del
titolare.
d)
e) DOCUMENTO D’IDENTITÀ la carta di identità[1] ed ogni altro documento munito di fotografia
rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, dall’amministrazione
competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di
dimostrare l’identità personale del suo titolare.
e)
f) DOCUMENTO D’IDENTITÀ ELETTRONICO[2] il documento analogo alla carta d’identità
elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di
età.
f)
g) CERTIFICATO il documento rilasciato da una
amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione
a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o
registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni
pubbliche.
g)
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il
documento, sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione dei
certificati di cui alla lettera f).
h)
i) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’ il
documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali
e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste
dal presente testo unico.
i)
l) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l’attestazione, da
parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua
presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive.
l)
m) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l’attestazione ufficiale della
legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati,
copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa.
m)
n) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIE l’attestazione, da parte di
una pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica
corrisponde alla persona dell’interessato.
n)
o) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informatica
(validazione) basata su un sistema di
chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al
sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave
pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza
e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti
informatici.
o)
p) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei
rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le
dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere
g) e h) o provvedono agli accertamenti d’ufficio
ai sensi dell’art. 43.
p)
q) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i
gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le
informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o
richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi dell’art. 43 e
69 71.
q)
r) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività
finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione,
organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati
o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione
d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi
automatizzati..
r)
s) SISTEMA DI
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di calcolo, degli
apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati
dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.
s)
t) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l’apposizione o l'associazione,
all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle
informazioni riguardanti il documento stesso.
u) CONSERVAZIONE
l’ordinata custodia di documenti informatici in grado di assicurarne l’integrità, l’affidabilità e la
consultabilità nel tempo, anche mediante idonei strumenti di ricerca.
Articolo 2 (L-R)
Oggetto
1. Le norme del presente testo unico
disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta
conservazione,
la gestione, la trasmissione di atti e
documenti da parte di organi della pubblica amministrazione; disciplinano
altresì la produzione di atti e documenti agli
organi della pubblica amministrazione,
nonché ai gestori di pubblici servizi nei rapporti con l’utenza e ai privati che
vi consentono consenzienti.
Le norme concernenti i documenti informatici e la firma digitale, contenute nel
capo II, si applicano anche nei rapporti tra privati, come previsto dall’art.
15, comma 2, della legge n. 59/97. (L).
2. Le
modalità di produzione di atti e documenti previste dal presente testo unico
sono
utilizzate
anche nei rapporti con l’autorità giudiziaria, limitatamente allo svolgimento
di attività di volontaria
giurisdizione. (R)
Articolo 3 (R)
Soggetti
1. Le disposizioni
del presente testo unico si applicano ai cittadini italiani e dell’Unione
europea, alle persone giuridiche, alle pubbliche amministrazioni e agli enti e
alle associazioni aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell’Unione
europea.
2. I cittadini di
Stati non appartenenti all’Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono
utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47
limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o
attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali
disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina
dell’immigrazione e la condizione dello straniero.
3. Al di fuori dei casi previsti al
comma 2, i cittadini di Stati non appartenenti all’Unione autorizzati a
soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli
articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione delle stesse. avvenga in
applicazione di convenzioni internazionali fra l’Italia ed il Paese di
provenienza del dichiarante.
4. Al di fuori dei casi di cui ai
commi 2 e 3 gli stati, le qualità personali e i fatti, sono documentati
mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello
Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata
dall’autorità consolare italiana che ne
attesta la conformità all’originale, dopo aver ammonito l’interessato sulle
conseguenze penali della produzione di atti o documenti non veritieri.
Articolo 4 (R)
Impedimento alla
sottoscrizione e alla dichiarazione
1. La dichiarazione di chi non sa o
non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento
dell’identità del dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la
dichiarazione è stata a lui resa dall’interessato facendo menzione, di seguito
alla medesima, della causa dell’impedimento a sottoscrivere.
2. La dichiarazione nell’interesse di
chi si trovi in una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse
allo stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione resa dal coniuge o, in
sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea
retta o collaterale fino al terzo grado, resa al pubblico ufficiale, previo
accertamento dell’identità del dichiarante, facendo menzione della causa
dell’impedimento.
3. Le disposizioni del presente
articolo non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali.
Articolo 5 (L)
Rappresentanza legale
1. Se l’interessato è soggetto alla patria potestà, a tutela, o a
curatela, le dichiarazioni e i
documenti previsti dal presente testo unico sono sottoscritti
rispettivamente dal genitore esercente la patria potestà, dal tutore, o
dall’interessato stesso con l’assistenza del curatore.
CAPO II
DOCUMENTAZIONE
AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
DOCUMENTI
AMMINISTRATIVI E ATTI PUBBLICI
Articolo 6 (L)
Riproduzione e conservazione di
documenti
1. Le pubbliche
amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti,
i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli
altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la
corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo idoneo a garantire la
conformità agli originali. Con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché le modalità tecniche
della riproduzione e dell’autenticazione.
Articolo 7 (L)
Redazione e stesura di
atti pubblici
1. Le leggi, i decreti, gli atti
ricevuti dai notai, le certificazioni e tutti gli altri atti pubblici sono
redatti, anche promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo che
dia garanzia per la loro conservazione.
2. Il testo degli atti pubblici
comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni,
correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni di uso comune
che non lascino dubbi sul significato delle parole abbreviate. Qualora risulti
necessario apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente
stesura resti leggibile.
SEZIONE II
DOCUMENTO INFORMATICO
Articolo 8 (R)
1. Il documento
informatico da chiunque formato, l'archiviazione
la conservazione su supporto informatico e la trasmissione con
strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se
conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. Le regole tecniche per la
formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione
e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici sono definite con
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sentita l’Autorità per
l’informatica nella pubblica amministrazione e sono adeguate alle esigenze
dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con
decorrenza almeno biennale a partire dalla
data di entrata in vigore del presente testo unico.
3. Con il medesimo
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono definite le misure
tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l'integrità, la
disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento
informatico anche con riferimento all'eventuale uso di chiavi biometriche
di cui al successivo articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di
legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 9 (R)
Documenti informatici
delle pubbliche amministrazioni
1. Gli atti formati con strumenti
informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni,
costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare,
su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla
legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le
attività di produzione, immissione, archiviazione
conservazione, riproduzione e trasmissione di
dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e telematici,
ivi compresa l'emanazione degli atti con i medesimi sistemi, devono essere
indicati e resi facilmente individuabili sia i dati relativi alle amministrazioni
interessate sia il soggetto che ha effettuato l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni
provvedono a definire e a rendere disponibili per via telematica moduli e
formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in materia di
formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni sono definite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione d'intesa con l'amministrazione degli archivi di Stato e, per il
materiale classificato, con le Amministrazioni della difesa, dell’interno e
delle finanze, rispettivamente competenti.
Articolo 10 (R)
Forma ed efficacia del
documento informatico
1. Il documento
informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in conformità alle regole
tecniche di cui all’articolo 8, comma 2 e, per le pubbliche
amministrazioni, anche di quelle di cui all’articolo 9, comma 4,
soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia probatoria ai
sensi dell’articolo 2712 del Codice civile.
2. Gli obblighi
fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi
tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con decreto del
Ministro delle finanze.
3. Il
documento informatico, sottoscritto con firma digitale ai sensi dell'articolo
23, ha efficacia di scrittura privata ai sensi dell'articolo 2702 del codice
civile
4. Il documento informatico
redatto in conformità alle regole tecniche di cui agli all’articolo
articoli 8, comma 2 e 9, comma 4,
soddisfa l'obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e
da ogni altra analoga disposizione legislativa o regolamentare.
Articolo 11 (R)
Contratti stipulati
con strumenti informatici o per via telematica
1. I contratti
stipulati con strumenti informatici o per via telematica mediante l'uso della
firma digitale secondo le disposizioni del presente testo unico sono validi e
rilevanti a tutti gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1
si applicano le vigenti disposizioni in materia di contratti negoziati al di
fuori dei locali commerciali.
Articolo 12 (R)
Pagamenti informatici
1. Il trasferimento
elettronico dei pagamenti tra privati, pubbliche amministrazioni e tra queste e
soggetti privati è effettuato secondo le regole tecniche definite col decreto
di cui all'articolo 8, comma 2.
Articolo 13(R)
Libri e scritture
1. I libri, i
repertori e le scritture, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere
formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni
del presente regolamento e secondo le regole tecniche definite col decreto di
cui all'articolo 8, comma 2.
SEZIONE III
TRASMISSIONE DI
DOCUMENTI
Articolo 14 (R)
1. Il documento
informatico trasmesso per
via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo
elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l'ora di
formazione, di
trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni del
presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono
opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per
via telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla
notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.
Articolo 15 (L)
1. In materia di trasmissione di atti o copie di atti di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le disposizioni speciali sulle funzioni e sui poteri consolari.
Articolo 16 (R)
Riservatezza dei dati
personali contenuti nei documenti trasmessi
1. Al fine di
tutelare la riservatezza dei dati personali sensibili, i certificati ed i
documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere
soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste
da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle
finalità per le quali vengono acquisite.
2. Ai fini della
dichiarazione di nascita il certificato di assistenza al parto è sempre
sostituito da una semplice attestazione contenente i soli dati richiesti nei
registri di nascita.
3. Ai fini statistici, i direttori
sanitari inviano copia del certificato di assistenza al parto, privo di
elementi identificativi diretti delle persone interessate, ai competenti enti
ed uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità preventivamente
concordate. L'Istituto nazionale di statistica, sentito il Ministero della
sanità, determina nuove modalità tecniche e procedure per la rilevazione dei
dati statistici di base relativi agli eventi di nascita e per l'acquisizione
dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati morti nel rispetto
dei princìpi contenuti nelle disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali.
Articolo 17 (R)
Segretezza della
corrispondenza trasmessa per via telematica
1. Gli addetti alle operazioni di
trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti
informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica,
duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni
anche in forma sintetica o per estratto sull'esistenza o sul contenuto di
corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo
che si tratti di informazioni per loro natura o per espressa indicazione del
mittente destinate ad essere rese pubbliche.
2. Agli effetti del presente testo
unico, gli atti, i dati e i documenti trasmessi per via telematica si
considerano, nei confronti del gestore del sistema di
trasporto delle informazioni, di proprietà restano nella
esclusiva disponibilità del mittente sino a che non sia avvenuta
la consegna al destinatario.
SEZIONE IV
COPIE AUTENTICHE,
AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI
Articolo 18 (L-R)
Copie autentiche
1. Le copie autentiche, totali o
parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi
procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o
documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali. (L)
2. L'autenticazione delle copie può
essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale
è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché
da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato
dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale
scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il
quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei
fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché
apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia
dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la
propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di
atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nel
successivo articolo 20. (L).
3. Nei casi in cui l'interessato
debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia
autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal
responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a
ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di
deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia
autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso. (R)
4. Per l’autenticazione di quanto riprodotto su
supporto ottico da supporto cartaceo, ai fini
della conservazione di atti e documenti, si seguono
le regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2.
Articolo 19 (R)
Modalità alternative
all’autenticazione di copie
1. La dichiarazione
sostitutiva dell’atto di notorietà di cui all’articolo 47 può riguardare anche
il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da
una pubblica amministrazione ovvero la copia di una pubblicazione è conforme
all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità
all’originale della copia dei documenti fiscali che devono essere
obbligatoriamente conservati
dai privati, e ciò, anche se riprodotti da supporto cartaceo a
supporto ottico per la loro conservazione, secondo le regole tecniche di cui
all’art. 8, comma 2.
Articolo 20 (R)
Copie di atti e
documenti informatici
1. I duplicati, le copie, gli
estratti del documento informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di
supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge se conformi alle
disposizioni del presente testo unico.
2. I documenti informatici contenenti
copia o riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere,
compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati
dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena
efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è
apposta o associata la firma digitale di colui che li spedisce o rilascia,
secondo le disposizioni del presente testo unico.
3. Le copie su supporto informatico
di documenti, formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non
informatico, sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono
tratte se la loro conformità all'originale è autenticata da un notaio o da
altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al
documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche di cui
all’articolo 8, comma 2.
4. La spedizione o il rilascio di
copie di atti e documenti di cui al comma 2 esonera dalla produzione e dalla
esibizione dell'originale formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni
effetto di legge.
5. Gli obblighi di conservazione e di
esibizione di documenti per finalità amministrative e probatorie
previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli
effetti di legge a mezzo di documenti supporti
informatici, anche ottici, se le procedure utilizzate sono
conformi alle regole tecniche dettate nell’articolo 8, comma 2.
Articolo 21 (L)
Autenticazione delle
sottoscrizioni
1. L’autenticità della sottoscrizione
di qualsiasi atto da produrre agli organi della pubblica amministrazione,
nonché ai gestori di servizi pubblici è garantita con le modalità di cui
all’art. 38.
2. Se l’atto è presentato a soggetti
diversi da quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi al fine della
riscossione da parte di terzi di benefici economici, l’autenticazione è redatta
da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro dipendente incaricato
dal Sindaco; in tale ultimo caso, l’autenticazione è redatta di
seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che
la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento
dell’identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la
data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica
rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell’ufficio.
Articolo 22 (R)
Definizioni
Ai fini del presente Testo unico si intende:
a) per sistema di validazione, il
sistema informatico e crittografico in grado di generare ed apporre la firma
digitale o di verificarne la validità;
b) per chiavi asimmetriche, la coppia
di chiavi crittografiche, una privata ed una pubblica, correlate tra loro, da
utilizzarsi nell'ambito dei sistemi di validazione o di cifratura di documenti
informatici;
c) per chiave privata, l'elemento
della coppia di chiavi asimmetriche, destinato ad essere conosciuto soltanto
dal soggetto titolare, mediante il quale si appone la firma digitale sul
documento informatico o si decifra il documento informatico in precedenza
cifrato mediante la corrispondente chiave pubblica.
d) per chiave pubblica, l'elemento
della coppia di chiavi asimmetriche destinato ad essere reso pubblico, con il
quale si verifica la firma digitale apposta sul documento informatico dal
titolare delle chiavi asimmetriche o si cifrano i documenti informatici da
trasmettere al titolare delle predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la sequenza
di codici informatici utilizzati nell’ambito di meccanismi di sicurezza che
impiegano metodi di verifica dell’identità personale basati su specifiche
caratteristiche fisiche dell’utente;
f) per certificazione, il risultato
della procedura informatica, applicata alla chiave pubblica e rilevabile dai
sistemi di validazione, mediante la quale si garantisce la corrispondenza
biunivoca tra chiave pubblica e soggetto titolare cui essa appartiene, si
identifica quest'ultimo e si attesta il periodo di validità della predetta
chiave ed il termine di scadenza del relativo certificato, in ogni caso non
superiore a tre anni;
g) per validazione temporale, il
risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più
documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi;
h) per indirizzo elettronico,
l'identificatore di una risorsa fisica o logica in grado di ricevere e
registrare documenti informatici;
i) per certificatore, il soggetto
pubblico o privato che effettua la certificazione, rilascia il certificato
della chiave pubblica, lo pubblica unitamente a quest'ultima, pubblica ed
aggiorna gli elenchi dei certificati sospesi e revocati;
j)
l) per revoca del certificato, l'operazione con cui il
certificatore annulla la validità del certificato da un dato momento, non
retroattivo, in poi;
k)
m) per sospensione del certificato, l'operazione con cui il
certificatore sospende la validità del certificato per un determinato periodo
di tempo;
l)
n) per validità del certificato, l'efficacia, e l'opponibilità al
titolare della chiave pubblica, dei dati in esso contenuti;
m)
o) per regole tecniche, le specifiche di carattere tecnico, ivi
compresa ogni disposizione che ad esse si applichi..
Articolo 23 (R)
Firma digitale
1. A ciascun
documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici, nonché al
duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con separata
evidenza informatica, una firma
digitale.
2. L'apposizione o l'associazione
della firma digitale al documento informatico equivale alla sottoscrizione
prevista per gli atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo.
3. La firma digitale deve riferirsi
in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di
documenti cui è apposta o associata.
4. Per la generazione della firma
digitale deve adoperarsi una chiave privata la cui corrispondente chiave
pubblica non risulti scaduta di validità ovvero non risulti revocata o sospesa
ad opera del soggetto pubblico o privato che l'ha certificata.
5. L'uso della firma apposta o associata
mediante una chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata
sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto
dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la
sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti
interessate.
6. L'apposizione di firma digitale
integra e sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente,
l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi
genere.
7. Attraverso la firma digitale
devono potersi rilevare, nei modi e con
le tecniche definiti con il decreto di cui all’art. 8, comma 2,
gli elementi identificativi del soggetto titolare della firma, del
soggetto che l'ha certificata e del registro su cui essa è pubblicata per la
consultazione.
Articolo 24 (R)
Firma digitale
autenticata
1. Si ha per
riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703 del codice civile, la firma digitale,
la cui apposizione è autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale
autorizzato.
2. L'autenticazione della firma
digitale consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la
firma digitale è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo
accertamento della sua identità personale, della validità della chiave
utilizzata e del fatto che il documento sottoscritto risponde alla volontà
della parte e non è in contrasto con l’ordinamento giuridico.
3. L'apposizione della firma digitale
da parte del pubblico ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine di legge la
apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque
previsti.
4. Se al documento informatico
autenticato deve essere allegato altro documento formato in originale su altro
tipo di supporto, il pubblico ufficiale può allegare copia informatica
autenticata dell'originale, secondo le disposizioni dell'articolo 20, comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti della
presentazione di istanze agli organi della pubblica amministrazione si considera
apposta in presenza del dipendente addetto la firma digitale inserita nel
documento informatico presentato o depositato presso pubbliche amministrazioni.
6. La presentazione o il deposito di
un documento per via telematica o su supporto informatico ad una pubblica
amministrazione sono validi a tutti gli effetti di legge se vi sono apposte la
firma digitale e la validazione temporale a norma del presente testo unico.
Articolo 25 (R)
Firma di documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni
1. In tutti i documenti informatici
delle pubbliche amministrazioni la firma autografa o la firma, comunque
prevista, è sostituita dalla firma digitale, in conformità alle norme del
presente testo unico.
2. L'uso della firma digitale integra
e sostituisce ad ogni fine di legge l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri,
contrassegni e marchi comunque previsti.
Articolo 26 (R)
Deposito della chiave
privata
1. Il titolare della
coppia di chiavi asimmetriche può ottenere il deposito in forma segreta della
chiave privata presso un notaio o altro pubblico depositario autorizzato.
2. La chiave privata di cui si
richiede il deposito può essere registrata su qualsiasi tipo di supporto idoneo
a cura del depositante e deve essere consegnata racchiusa in un involucro
sigillato in modo che le informazioni non possano essere lette, conosciute od
estratte senza rotture od alterazioni.
3. Le modalità del deposito sono
regolate dalle disposizioni dell'articolo 605 del codice civile, in quanto
applicabili.
Articolo 27 (R)
Certificazione delle
chiavi
1. Chiunque intenda
utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche di cifratura con gli effetti di
cui all'articolo 8, comma 1 deve munirsi di una idonea coppia di chiavi e
rendere pubblica una di esse mediante la procedura di certificazione.
2. Le chiavi pubbliche di cifratura
sono custodite per un periodo non inferiore a dieci anni a cura del
certificatore e, dal momento iniziale della loro valutabili in forma
telematica.
3. Salvo quanto previsto
dall'articolo 29, le attività di certificazione sono effettuate da
certificatori inclusi, sulla base di una dichiarazione anteriore all'inizio
dell'attività, in apposito elenco pubblico, consultabile in via telematica,
predisposto tenuto e aggiornato a cura dell'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione, e dotati dei seguenti requisiti, specificati con il
decreto di cui all’articolo 8:
a) forma di società per azioni e
capitale sociale non inferiore a quello necessario ai fini dell'autorizzazione
all'attività bancaria, se soggetti privati;
b) possesso da parte dei
rappresentanti legali e dei soggetti preposti all'amministrazione, dei
requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di
amministrazione, direzione e controllo presso banche;
c) affidamento che, per competenza ed
esperienza, i responsabili tecnici del certificatore e il personale addetto
all'attività di certificazione siano in grado di rispettare le norme del
presente regolamento e le regole tecniche di cui all’articolo 8;
d) qualità dei processi informatici e
dei relativi prodotti, sulla base di standard riconosciuti a livello
internazionale.
4. La procedura di certificazione di
cui al comma 1 può essere svolta anche da un certificatore operante sulla base
di licenza o autorizzazione rilasciata da altro Stato membro dell'Unione
europea o dello Spazio economico europeo, sulla base di equivalenti requisiti.
Articolo 28 (R)
Obblighi dell'utente e
del certificatore
1. Chiunque intenda
utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche o della firma digitale, è tenuto
ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad
altri.
2. Il certificatore è tenuto a:
a) identificare con certezza la
persona che fa richiesta della certificazione;
b) rilasciare e rendere pubblico il
certificato avente le caratteristiche fissate con il decreto di cui
all’articolo 8;
c) specificare, su richiesta
dell'istante, e con il consenso del terzo interessato, la sussistenza dei
poteri di rappresentanza o di altri titoli relativi all'attività professionale
o a cariche rivestite;
d) attenersi alle regole tecniche di
cui all’articolo 8;
e) informare i richiedenti, in modo
compiuto e chiaro, sulla procedura di certificazione e sui necessari requisiti
tecnici per accedervi;
f) attenersi alle misure minime di
sicurezza per il trattamento dei dati personali, emanate ai sensi dell’articolo
12, comma 2 della legge 31 dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di chiavi
private;
h) procedere tempestivamente alla
revoca od alla sospensione del certificato in caso di richiesta da parte del
titolare o del terzo dal quale derivino i poteri di quest'ultimo, di perdita
del possesso della chiave, di provvedimento dell'autorità, di acquisizione
della conoscenza di cause limitative della capacità del titolare, di sospetti
abusi o falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della
revoca e della sospensione della coppia di chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione
all'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione ed agli utenti,
con un preavviso di almeno sei mesi, della cessazione dell'attività e della
conseguente rilevazione della documentazione da parte di altro certificatore o
del suo annullamento.
Articolo 29 (R)
1. Le pubbliche amministrazioni
provvedono autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento, alla
generazione, alla conservazione, alla certificazione ed all'utilizzo delle
chiavi pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui all'articolo
8 sono disciplinate le modalità di formazione, di pubblicità, di conservazione,
certificazione e di utilizzo delle chiavi pubbliche delle pubbliche
amministrazioni.
3. Le chiavi pubbliche dei pubblici
ufficiali non appartenenti alla pubblica amministrazione sono certificate e
pubblicate autonomamente in conformità alle leggi ed ai regolamenti che
definiscono l'uso delle firme autografe nell'ambito dei rispettivi ordinamenti
giuridici.
4. Le chiavi pubbliche di ordini ed
albi professionali legalmente riconosciuti e dei loro legali rappresentanti
sono certificate e pubblicate a cura del Ministro di grazia e giustizia o suoi
delegati.
SEZIONE VI
LEGALIZZAZIONE DI
FIRME E DI FOTOGRAFIE
Articolo 30 (L)
Modalità per la
legalizzazione di firme
1. Nelle
legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di colui la cui
firma si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e
il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica
rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro
dell'ufficio.
Articolo 31 (L)
Atti non soggetti a
legalizzazione
1. Salvo quanto
previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette a legalizzazione le firme
apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati, copie
ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve
indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la
qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro
dell'ufficio.
Articolo 32 (L)
Legalizzazione di
firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute
1. Le firme dei capi
delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui
certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in
cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Articolo 33 (L)
Legalizzazione di
firme di atti da e per l'estero
1. Le firme sugli
atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad autorità
estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi,
centrali o periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità
delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti
formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate
dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le firme
apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze
diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono
soggette a legalizzazione. Si osserva l'articolo 31.
3. Agli atti e documenti indicati nel
comma precedente, redatti in lingua straniera, deve essere allegata una
traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla
competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore
ufficiale.
4. Le firme sugli atti e documenti
formati nello Stato e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza
diplomatica o consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a cura
delle prefetture.
5. Sono fatte salve le esenzioni
dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da
accordi internazionali.
Articolo 34 (L)
Legalizzazione di
fotografie
1. Le
amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali sono tenute a
legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente dall’interessato.
Su richiesta di quest’ultimo le fotografie possono essere, altresì, legalizzate
dal dipendente incaricato dal Sindaco.
SEZIONE VII
DOCUMENTI DI
RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA’
Articolo 35 (L -R)
Documenti di identità
e di riconoscimento
1. In tutti i casi
in cui nel presente testo unico viene richiesto un documento di identità, esso
può sempre essere sostituito dal documento di riconoscimento equipollente ai
sensi del comma 2. (R)
2. Sono equipollenti alla carta di
identità il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di
pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il
porto d’armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di
timbro, rilasciate da un’amministrazione dello Stato. (R)
3. Nei documenti d’identità e di
riconoscimento non è necessaria l’indicazione o l’attestazione dello stato
civile, salvo specifica istanza del richiedente. (L)
Articolo 36 (L)
Carta d’identità e
documenti elettronici
1. Le
caratteristiche e le modalità per il rilascio della carta d’identità
elettronica e del documento d’identità elettronico sono definite con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri.
2. La carta d’identità elettronica e
l’analogo documento, rilasciato a seguito della denuncia di nascita e prima del
compimento del quindicesimo anno, devono contenere:
a) i dati personali;
b) il codice fiscale;
3. La carta
d’identità e il documento elettronico possono contenere:
a) l’indicazione del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di carattere sanitario previste
dalla legge;
c) tutti gli
altri dati utili al fine di razionalizzare e semplificare l’azione
amministrativa e i servizi resi al cittadino, anche per mezzo dei portali, nel
rispetto della normativa in materia di riservatezza;
d) le procedure
informatiche e le informazioni che possono o debbono essere conosciute dalla
pubblica amministrazione e da altri soggetti ivi compresa la chiave biometrica
della firma digitale;
4. La carta
d’identità elettronica può altresì essere utilizzata per il trasferimento
elettronico dei pagamenti tra soggetti privati e pubbliche amministrazioni..
5. Con decreto del
Ministro dell’interno, sentite l’Autorità per l’informatica nella pubblica
amministrazione e la Conferenza Stato-città ed autonomie locali, sono dettate
le regole tecniche e di sicurezza relative alle tecnologie e ai materiali
utilizzati per la produzione delle carte di identità e dei documenti di
riconoscimento di cui al presente articolo. Le predette regole sono adeguate
con cadenza almeno biennale in relazione alle esigenze dettate dall’evoluzione
delle conoscenze scientifiche e tecnologiche.
6. Nel rispetto della disciplina
generale fissata dai decreti di cui al presente testo unico e nell’ambito dei
rispettivi ordinamenti, le pubbliche amministrazioni possono sperimentare
modalità di utilizzazione dei documenti di cui al presente articolo per
l’erogazione di ulteriori servizi o utilità.
7. La carta di identità, ancorché
su supporto cartaceo, può essere rinnovata a decorrere dal centottantesimo
giorno precedente la scadenza.
SEZIONE VIII
REGIME FISCALE
Articolo 37 (L)
Esenzioni
ed oneri fiscali
1. Le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 sono esenti dall’imposta di bollo.
2. L'imposta di bollo non è dovuta
quando per le leggi vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito, ovvero
quello nel quale è apposta la firma da legalizzare.
3. Gli obblighi
oneri fiscali
relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di
supporto sono assolti secondo le modalità definite con decreto del Ministro
delle finanze.
CAPO III
SEMPLIFICAZIONE DELLA
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Articolo 38 (L)
Modalità di invio e
sottoscrizione delle istanze
1. Tutte le istanze
e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o
esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via
telematica..
2. Le istanze da produrre agli organi
della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi
sono sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero
sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un
documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è
inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento di
identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di
aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti
stabiliti dal regolamento di cui all’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo
1997, n.59.
3. Le istanze inviate per via
telematica sono validamente sottoscritte, oltre
che mediante la firma digitale,
quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico
con l’uso della carta di identità elettronica o
con altri sistemi equivalenti riconosciuti
dall'amministrazione di competenza.
Articolo 39 (L)
Domande per la
partecipazione a concorsi pubblici
1. La sottoscrizione delle domande
per la partecipazione a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in
tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di
abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione.
SEZIONE II
CERTIFICATI
Articolo 40 (L)
Certificazioni
contestuali
1. Le certificazioni
da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a stati, qualità personali e
fatti, concernenti la stessa persona, nell’ambito del medesimo procedimento,
sono contenute in un unico documento.
Articolo 41 (L)
Validità dei
certificati
1. I certificati
rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati, qualità personali
e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti
certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se
disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.
2. I certificati anagrafici, le
certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti
di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonché dai gestori
o esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel caso in
cui l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni
contenute nel certificato stesso non hanno subìto variazioni dalla data di
rilascio. Il procedimento per il quale gli atti certificativi sono richiesti
deve avere comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione
dell'interessato. Resta ferma la facoltà di verificare la veridicità e la
autenticità delle attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si
applicano le disposizioni di cui all'articolo 74 76.
Articolo 42 (R)
Certificati di abilitazione
1. Tutti i titoli di abilitazione
rilasciati al termine di corsi di formazione o di procedimenti autorizzatori
all’esercizio di determinate attività, ancorché definiti “certificato”, sono
denominati rispettivamente “diploma” o “patentino”.
ACQUISIZIONE DIRETTA
DI DOCUMENTI
Articolo 43 (R)
1. Le
amministrazioni pubbliche non possono richiedere atti o certificati concernenti
stati, qualità personali e fatti di cui all’articolo 46, per i quali sono
tenute o ad acquisire d’ufficio le relative informazioni, previa indicazione,
da parte dell’interessato, dell’amministrazione competente e degli estremi
indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, o ad
accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato.
2. Quando la consultazione diretta,
da parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio,
degli archivi dell’amministrazione certificante viene operata per le finalità
di cui al presente testo unico, essa si considera operata per finalità di
rilevante interesse pubblico. Per l’accesso diretto agli archivi
l’amministrazione certificante rilascia apposita autorizzazione in cui vengono
indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la
riservatezza dei dati personali.
3. Quando l’amministrazione
procedente opera l’acquisizione d’ufficio ai sensi del precedente comma, può
procedere anche per fax e via telematica.
4. Al fine di agevolare l’acquisizione
d’ufficio di informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti,
contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti
sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la
consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto
della riservatezza dei dati personali.
5. In tutti i casi in cui
l’amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a
stati, qualità personali e fatti presso l’amministrazione competente per la
loro certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono
necessari e le suddette informazioni possono essere contenute in qualsiasi
documento idoneo ad assicurare la certezza della sua fonte di provenienza.
6. I documenti trasmessi da chiunque
ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o
informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il
requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da
quella del documento originale.
Articolo 44 (R)
Acquisizione di
estratti degli atti dello stato civile
1. Gli estratti degli atti di stato
civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il
cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici dello stato
civile in Italia o dalle autorità consolari italiane all’estero, vengono
acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui
al comma l le amministrazioni possono provvedere all'acquisizione d'ufficio
degli estratti solo quando ciò sia indispensabile.
SEZIONE IV
ESIBIZIONE DI
DOCUMENTO
Articolo 45 (L-R)
Documentazione
mediante esibizione
1. I dati relativi a
cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la
residenza attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità,
possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi. È fatto
divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di pubblici
servizi, nel caso in cui all'atto della presentazione dell'istanza sia
richiesta l'esibizione di un documento di riconoscimento, di richiedere
certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento di riconoscimento
esibito. È, comunque, fatta salva per le amministrazioni pubbliche ed i gestori
e gli esercenti di pubblici servizi la facoltà di verificare, nel corso del
procedimento, la veridicità dei dati contenuti nel documento di identità. (L)
2. Nei casi in cui l'amministrazione
procedente acquisisce informazioni relative a stati, qualità personali e fatti
attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di
riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso
l'acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento stesso. (R)
3. Qualora l’interessato sia in
possesso di un documento di identità non in corso di validità, gli stati, le
qualità personali e i fatti in esso contenuti possono essere comprovati
mediante esibizione dello stesso, purché l’interessato dichiari, in calce alla
fotocopia del documento, che i dati contenuti nel documento non hanno subito
variazioni dalla data del rilascio. (R)
SEZIONE V
NORME IN MATERIA DI
DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Articolo 46 (R)
Dichiarazioni
sostitutive di certificazioni
1. Sono comprovati con dichiarazioni,
anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in
sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità personali e
fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;.
d) godimento dei diritti civili e
politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo
o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del
coniuge, dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, registri o
elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
j)appartenenza a ordini
professionali;
k) titolo di studio, esami sostenuti;
l) qualifica professionale posseduta,
titolo di specializzazione, di abilitazione, di
formazione, di aggiornamento e di
qualificazione tecnica;
m) situazione reddituale o economica
anche ai fini della concessione dei benefici di
qualsiasi tipo previsti da leggi
speciali;
n) assolvimento di specifici obblighi
contributivi con l'indicazione dell'ammontare
corrisposto;
o) possesso e numero del codice
fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente
nell'archivio dell'anagrafe
tributaria;
p) stato di disoccupazione;
q) qualità di pensionato e categoria
di pensione;
r) qualità di studente;
s) qualità di legale rappresentante
di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore
e simili;
t) tutte le situazioni relative
all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese
quelle attestate nel foglio
matricolare dello stato di servizio;
u) di non aver riportato condanne
penali;
v) qualità di vivenza a carico;
w) tutti i dati a diretta conoscenza
dell'interessato contenuti nei registri dello stato
civile.
Articolo 47 (L-R)
Dichiarazioni
sostitutive dell’atto di notorietà
1. L'atto di
notorietà concernente stati, qualità personali o fatti che siano a diretta
conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta
dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui all’articolo 38.(L)
2. La dichiarazione resa
nell’interesse proprio del dichiarante può riguardare anche stati, qualità
personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta
conoscenza. (R)
3. Fatte salve le eccezioni
espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione
e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità
personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono comprovati
dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. (R)
Articolo 48 (R)
Disposizioni generali
in materia di dichiarazioni sostitutive
1. Le dichiarazioni sostitutive hanno
la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni
predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni
sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la
presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il
richiamo alle sanzioni penali previste dall'articolo 74
76, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni
mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche l'informativa di cui
all'articolo 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono
ammesse le dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la
relativa formula nei moduli per le istanze.
Articolo 49 (R)
Limiti di utilizzo
delle misure di semplificazione
1. I certificati
medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o
brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse
disposizioni della normativa di settore.
2. Tutti i certificati medici e
sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non
agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con
un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività
sportive rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno
scolastico.
CAPO IV
SISTEMA DI GESTIONE
INFORMATICA DEI DOCUMENTI
SEZIONE I
DISPOSIZIONI SULLA
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 50 (R)
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni
predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo
cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni del
presente testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni
provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla
gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità
alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di
legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della
legge 15 marzo 1997, n. 59
e dei relativi regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna amministrazione
individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o
coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri
uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le
aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali
dello Stato provvedono alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione
di protocollo già esistenti alla data di entrata in vigore del presente testo unico presso
le direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti,
gli uffici centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo 51 (R)
Sviluppo dei sistemi informativi
delle pubbliche
amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni
adottano un piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in
attuazione delle disposizioni del presente testo unico e secondo le norme
tecniche definite dall'Autorità per l'informatica della pubblica amministrazione
2. Le pubbliche amministrazioni
provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale automazione delle
fasi di produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed
atti in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni
di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
3. Le pubbliche amministrazioni
valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su
supporto informatico dei
documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna
la conservazione e
provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con
archivi informatici..
Articolo 50
52(R)
Il sistema di gestione
informatica dei documenti
1. Il sistema di gestione informatica
dei documenti, in forma abbreviata “sistema” deve:
a) garantire la sicurezza e
l'integrità del sistema;
b) garantire la corretta e puntuale
registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul
collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i
documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle
informazioni riguardanti i documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di
sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti
interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone
e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta
organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione
d’archivio adottato.
Articolo 51
53 (R)
Registrazione di
protocollo
1. La registrazione
di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche
amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti
informazioni:
a) numero di protocollo del documento
generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di
protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non
modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti
o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti,
registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato
in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento
ricevuto, se disponibili;
f) l’impronta del documento
informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di
simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata
in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la
produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle
informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell’arco
di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni
nelle operazioni di registrazione di protocollo è
effettuata dal sistema in unica
soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte
dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o
registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella
pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica,
sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle
informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione
obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i
documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini
ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione
delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti
preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari,
gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare
dell'amministrazione.
Articolo 52 54 (R)
Informazioni annullate
o modificate
1. Le informazioni non modificabili
di cui all’articolo 51 53
lett. a), b), c), d), e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al
presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella
base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per
indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale,
comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie
unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento
d'autorizzazione.
Articolo 53 55 (R)
Segnatura di
protocollo
1. La segnatura di protocollo è
l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente
non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa
consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
Le informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo,
secondo il formato disciplinato all’articolo 55
57;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica
dell’amministrazione o dell’area organizzativa
individuata ai sensi dell'articolo 77
50, comma 4.
2. L’operazione di segnatura di
protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di
protocollo.
3. L'operazione di segnatura di
protocollo può includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento
e’ assegnato o il codice dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice di
classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria,
qualora tali informazioni siano disponibili già al momento della registrazione
di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato
ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la
segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione
del documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico può
utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione
di protocollo del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella
pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica,
sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al
documento informatico ai sensi del comma 4.
Articolo 54
56
(R)
Operazioni ed
informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti
1. Le operazioni di registrazione
indicate all’articolo 51 53
e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 53
55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono.
operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione
informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.
Numero di protocollo
1. Il numero di
protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La
numerazione è rinnovata ogni anno solare.
Articolo 56 58 (R)
Funzioni di accesso ai
documenti e alle informazioni del sistema
1. L’accesso al
sistema da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione, nonché la
ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla
gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal
responsabile della tenuta del servizio di cui all’articolo 59 61.
2. La ricerca delle informazioni del
sistema è effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate.
I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da
combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per
le informazioni costituite da testi deve essere possibile la specificazione
delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute
nel testo. definiti con
il decreto di cui all’art. 8, comma 2.
3. Il sistema deve offrire la
possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo
scopo di favorire le attività di controllo.
Articolo 57 59 (R)
Accesso esterno.
1. Per l’esercizio del diritto di
accesso ai documenti amministrativi, possono essere utilizzate tutte le
informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti anche mediante
l’impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti
che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni da parte
dell’interessato.
2. A tal fine le pubbliche
amministrazioni determinano, nel rispetto delle disposizioni di legge sulla
tutela della riservatezza dei dati personali, e nell’ambito delle misure
organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti
amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per l’impiego, anche per via
telematica, del sistema di gestione informatica dei documenti per il
reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato
mediante strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni e
dei documenti da parte dell’interessato, le misure organizzative e le norme
tecniche indicate al comma 2 determinano, altresì, le modalità di
identificazione del soggetto anche mediante l’impiego di strumenti informatici
per la firma digitale del documento informatico, come disciplinati dal presente
testo unico.
4. Nel caso di accesso effettuato da
soggetti non appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le
funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni e dei documenti
messe a disposizione – anche per via telematica – attraverso gli uffici
relazioni col pubblico.
Articolo 58 60
(R)
Accesso effettuato
dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che,
mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione
informatica dei documenti delle grandi aree organizzative omogenee di cui al
comma 4 dell’articolo 77 50,
adottano le modalità di interconnessione stabilite nell’ambito delle norme e
dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle
pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che
accedono ai sistemi di gestione informatica dei documenti attraverso la rete
unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di
accesso per ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di
protocollo dei documenti, ottenuti attraverso l’indicazione alternativa o congiunta
dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
b) numero e data di registrazione di
protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso l’indicazione della data
e del numero di protocollo attribuiti dall’amministrazione al documento
spedito.
3. Ai fini del presente articolo, le
pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, sulla base delle
indicazioni fornite dall’Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per
l’accesso ai documenti e alle informazioni del sistema di gestione informatica
dei documenti.
SEZIONE TERZA
TENUTA E CONSERVAZIONE
DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 59 61 (R)
Servizio per la
gestione informatica dei documenti dei flussi
documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione
istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione
dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree
organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 77 50.
Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa
omogenea.
2. Al servizio è preposto un
dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti
professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di
processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla
disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti
compiti:
a) attribuisce il livello di
autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra
abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica
delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di
registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle
disposizioni del presente testo unico;
c) garantisce la corretta produzione
e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 51
53;
d) cura che le
funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro
ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo
possibile;
e) conserva le copie di cui agli
articoli 60 62
e 61 63,
in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il buon funzionamento
degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di
protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli articoli 57 59
e 58 60
e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 65 67,
66 68
e 67 69;
g) autorizza le operazioni di
annullamento di cui all’articolo 52 54;
h) vigila
sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del
personale autorizzato e degli incaricati.
Articolo 60 62 (R)
Procedure di
salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
1. Il responsabile per la tenuta del
sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta
esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico
rimovibile.
2. E’ consentito il trasferimento su
supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai
fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono
sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione
informatica dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione delle conoscenze
scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione
delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla
gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema
di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto di
procedure di archiviazione
delle procedure di conservazione ottica sostitutiva di cui al comma
2 dell’art. 8.
Articolo 61
63 (R)
Registro di emergenza
1. Il responsabile del servizio per
la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e
degli archivi autorizza lo svolgimento anche
manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su un
registro uno o più registri
di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile
utilizzare la procedura informatica ordinaria.
Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione
nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.
2. Qualora l’impossibilità di
utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per
cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può
autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più
di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del
provvedimento di autorizzazione.
3. Per ogni giornata di registrazione
manuale di emergenza
è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate
manualmente.
4. Il primo documento protocollato manualmente per
l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica acquisisce il numero di
protocollo successivo all’ultimo generato automaticamente. La numerazione del
protocollo riprende, al ripristino delle funzionalità del sistema informatico,
dal numero successivo all’ultimo registrato manualmente.
La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di
successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei
documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area
organizzativa omogenea.
5. Le informazioni relative ai
documenti protocollati manualmente in emergenza
sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di
recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema.
Durante la fase di ripristino, a ciascun documento
registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema
informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con
il numero utilizzato in emergenza.
SEZIONE QUARTA
SISTEMA DI GESTIONE
DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo 62 64(R)
Sistema di gestione
dei flussi documentali
1. Le pubbliche amministrazioni
provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante
sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di
rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite
dall’Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, i quali se
redatti su supporti informatici devono messere registrati in modo da essere
comunque identificabili.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i
procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento
dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni
secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di
pubblicità stabiliti dalla legge.
3. Il sistema per la gestione dei
flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei documenti.
4. Le amministrazioni determinano
autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le
modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai
relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio
per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di
protocollo.
Articolo 63 65 (R)
Requisiti del sistema
per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre a possedere i requisiti
indicati all'articolo 50 52,
il sistema per la gestione dei flussi documentali deve :
a) fornire informazioni sul legame
esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo
procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento
delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo
responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche
sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di
informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre
amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti
complessi.
Articolo 64 66 (R)
Specificazione delle
informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali
1. Le regole tecniche, i criteri e le
specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del
formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei flussi
documentali sono specificate con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro della funzione pubblica.
SEZIONE QUINTA
DISPOSIZIONI SUGLI
ARCHIVI
Articolo 65 67 (R)
Trasferimento dei
documenti all’archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il
responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a
procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso
ciascuna amministrazione.
2. Il trasferimento deve essere
attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano
nell’archivio corrente.
Articolo 66 68 (R)
Disposizioni per la
conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei
flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di
conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per
la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione
periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle
disposizioni contenute nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di
tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli
archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta
di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per
l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 67
69 (R)
Archivi storici
1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono
trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l’accesso, negli
Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata sezione di archivio
secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei
beni culturali.
SEZIONE SESTA
ATTUAZIONE ED
AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI
Articolo 68 70 (R)
Aggiornamenti del
sistema
1. Le pubbliche
amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno
recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni
precedenti.
CAPO V
CONTROLLI
Articolo 69 71 (R)
Modalità dei controlli
1. Le amministrazioni
procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a campione, e in
tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47.
2. I controlli riguardanti
dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuati
dall’amministrazione procedente con le modalità di cui all’articolo 43
consultando direttamente gli archivi dell’amministrazione certificante ovvero
richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici,
conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze
dei registri da questa custoditi.
3. Qualora le dichiarazioni di cui
agli articoli 46 e 47 presentino delle irregolarità o delle omissioni
rilevabili d’ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a
ricevere la documentazione dà notizia all’interessato di tale irregolarità.
Questi è tenuto alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione;
in mancanza il procedimento non ha seguito.
Articolo 70
72 (R).
Responsabilità dei
controlli
1. Ai fini dei
controlli di cui all’articolo 69
71
le amministrazione certificanti individuano e rendono note le misure
organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva esecuzione dei
controlli medesimi e le modalità per la loro esecuzione.
2. La mancata risposta alle richieste
di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio.
CAPO VI
SANZIONI
Articolo 71 73 (R)
Assenza di
responsabilità della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche
amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono
esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati, quando l’emanazione sia
conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non
più rispondenti a verità, prodotti dall’interessato o da terzi.
Articolo 72 74 (L-R)
Violazione dei doveri
d’ufficio
1. Costituisce
violazione dei doveri d’ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni
sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle
disposizioni del presente testo unico;(L)
2. Costituiscono altresì violazioni
dei doveri d’ufficio:
a) la richiesta di certificati o di
atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi dell’articolo 43, ci sia l’obbligo
del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva;
b) il rifiuto da parte del dipendente
addetto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti
mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento;
c) la richiesta e la produzione, da
parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari,
del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di
nascita. (R)
Articolo 73 75 (R)
Decadenza dai benefici
1. Fermo restando
quanto previsto dall'articolo 74
76,
qualora dal controllo di cui all’articolo 69
71 emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il
dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento
emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.
Articolo 74 76 (L)
Norme penali
1. Chiunque rilascia
dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal
presente testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali
in materia.
2. L'esibizione di
un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto
falso.
3. Le dichiarazioni sostitutive rese
ai sensi degli articoli 46 e 47 e le dichiarazioni rese per conto delle persone
indicate nell'articolo 4, comma 2, sono considerate come fatte a pubblico
ufficiale.
4. Se i reati indicati nei commi 1, 2
e 3 sono commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o
l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi
più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla
professione e arte.
CAPO VII
DISPOSIZIONI
TRANSITORIE E FINALI
Articolo 75 77 (R)
Norme abrogate
1. Ai sensi
dell’art. 7 comma 2 lettera c) della legge 8 marzo 1999 n.50, dalla data di
entrata in vigore del presente testo unico è abrogata la legge 4 gennaio 1968
n.15, salvo quanto disposto dall’articolo 76; sono altresì abrogati gli
articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990 n. 241; l’articolo 2 commi 3, 4, 7,
9 e 10 e l’articolo 3 commi 1, 4, 5, e 11 della legge 27 maggio 1997 n. 127;
l’articolo 2, commi 10 e 11 della legge 16 giugno 1998 n. 191; il D.P.R. 10
novembre 1997 n. 513; il D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 403; il D.P.R. 20 ottobre
1998, n. 428; i commi 2 e 3 dell’articolo 37 del D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223.
Articolo 76 78 (R)
Norme che rimangono in
vigore
1. Ai sensi dell’art.
7 comma 2 lettera e) della legge 8 marzo 1999 n. 50, dalla data di entrata in
vigore del presente testo unico restano comunque in vigore l'articolo 21 della
legge 4 gennaio 1968, n. 15, ad eccezione del primo periodo del primo comma,
abrogato dal comma 1 dell’articolo 33 del presente Testo unico.
2. Restano in vigore tutte le
disposizioni vigenti in materia di trasmissione delle dichiarazioni fiscali e
le disposizioni di cui al decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109 concernenti
la dichiarazione sostitutiva unica per la determinazione dell’indicatore della
situazione economica equivalente dei soggetti che richiedono prestazioni
sociali agevolate.
3. Resta in vigore l’articolo 16
della tabella allegato B annessa al D.P.R.26 ottobre 1972 n.642.
Art. 79
1. Le regole
tecniche già emanate ai sensi del D.P.R. 10.11.1997, n. 513 e D.P.R.
20.10.1998, n. 428 anteriormente all’entrata in vigore del presente T.U. e i termini in essi previsti sono tutti fatti
salvi, sono tutte
fatte salve e restano in
vigore fino a quando non verranno sostituite da quelle nuove che
saranno emanate ai sensi dell’art. 8, comma 2. del presente T.U.
Articolo 77 (R)
Attuazione dei
sistemi
1.Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre
nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la
realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle
disposizioni del presente testo unico.
2. Le pubbliche
amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione
dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle
disposizioni del presente testo unico.
3. Le pubbliche
amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi
automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei
procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo
unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e
dei relativi regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna
amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da
considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi
aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e
archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.
5. Le
amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione informatica dei
documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già esistenti alla
data di entrata in vigore del presente testo unico presso le direzioni generali
e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici
centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo 78 (R)
Sviluppo dei
sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche
amministrazioni adottano un piano di sviluppo dei sistemi informativi
automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente testo unico e
secondo le norme tecniche definite dall'Autorità per l'informatica della
pubblica amministrazione
2. Le pubbliche
amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi
finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione,
diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in
conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di
legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
3. Le pubbliche
amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il
recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali
sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione
dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi
informatici..
Articolo unico
CAPO I Definizioni
e ambito di applicazione
Art. 1 Definizioni
Art. 2 Oggetto
Art. 3 Soggetti
Art. 4 Impedimento alla sottoscrizione e alla
dichiarazione
Art. 5 Rappresentanza legale
CAPO
II Documentazione amministrativa
SEZIONE I Documenti amministrativi e atti pubblici
Art. 6 Riproduzione e
conservazione di
documenti
Art. 7 Redazione e stesura di atti pubblici
SEZIONE II Documento informatico
Art. 8 Documento informatico
Art. 9 Documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni
Art. 10 Forma ed efficacia del documento informatico
Art. 11 Contratti stipulati con strumenti informatici o
per via telematica
Art. 12 Pagamenti informatici
Art. 13 Libri e scritture
SEZIONE III Trasmissione di
documenti
Art. 14 Trasmissione
dall’estero di atti agli uffici di stato civile
Trasmissione del documento informatico
Art. 15 Trasmissione del
documento informatico
Trasmissione dall’estero
di atti agli uffici di stato civile
Art. 16 Riservatezza dei dati personali contenuti nei
documenti trasmessi
Art. 17 Segretezza della corrispondenza trasmessa per via
telematica
SEZIONE IV Copie
autentiche, autenticazione di sottoscrizioni
Art. 18 Copie autentiche
Art. 19 Modalità alternative all’autenticazione di copie
Art. 20 Copie di atti e documenti informatici
Art. 21 Autenticazione delle sottoscrizioni
SEZIONE V Firma digitale.
Art. 22 Definizioni
Art. 23 Firma digitale
Art. 24 Firma digitale autenticata
Art. 25 Firma di documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni
Art. 26 Deposito della chiave privata
Art. 27 Certificazione delle chiavi
Art. 28 Obblighi dell’utente e del certificatore
Art. 29 Chiavi di cifratura della pubblica
amministrazione
SEZIONE VI Legalizzazione
di firme e di fotografie
Art. 30 Modalità per la legalizzazione di firme
Art. 31 Atti non soggetti a legalizzazione
Art. 32 Legalizzazione di firme di capi di scuole
parificate o legalmente riconosciute
Art. 33 Legalizzazione di firme di atti da e per l’estero
Art. 34 Legalizzazione di fotografie
SEZIONE VII Documenti di
riconoscimento e di identità
Art. 35 Documenti di identità e di riconoscimento
Art. 36 Carta di identità e documenti elettronici
SEZIONE VIII Regime fiscale
Art. 37 Esenzioni ed oneri
fiscali
CAPO III Semplificazione della documentazione
amministrativa
SEZIONE I Istanze e
dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione
Art. 38 Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
Art. 39 Domande per la partecipazione a concorsi pubblici
SEZIONE II Certificati
Art. 40 Certificazioni contestuali
Art. 41 Validità dei certificati
Art. 42 Certificati di abilitazione.
SEZIONE III Acquisizione diretta
di documenti
Art. 43 Accertamenti d’ufficio
Art. 44 Acquisizione di estratti degli atti dello stato
civile
SEZIONE IV Esibizione di documento
Art. 45 Documentazione mediante esibizione
SEZIONE V Norme in materia di
dichiarazioni sostitutive
Art. 46 Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
Art. 47 Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà
Art. 48 Disposizioni generali in materia di dichiarazioni
sostitutive
Art. 49 Limiti di utilizzo delle misure di
semplificazione
CAPO IV Sistema di gestione informatica dei
documenti
SEZIONE I Disposizioni
sulla gestione informatica dei documenti
Art.
50 Attuazione dei sistemi
Art.
51 Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
Art. 50
52 Il sistema di gestione informatica dei documenti
Art. 51
53 Registrazione di protocollo
Art. 52 54 Informazioni
annullate o modificate
Art. 53 55 Segnatura di
protocollo
Art. 54
56 Operazioni ed informazioni minime del sistema di
gestione informatica dei documenti
Art. 55
57
Numero di
protocollo
SEZIONE II Accesso ai documenti e
alle informazioni del sistema
Art. 56
58 Funzioni di
accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
Art. 57
59 Accesso esterno
Art. 58
60 Accesso effettuato dalle pubbliche
amministrazioni
SEZIONE III Tenuta e conservazione
del sistema di gestione dei documenti
Art. 59
61 Servizio per la
gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi
Art. 60
62 Procedure di
salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
Art. 61
63 Registro di
emergenza
SEZIONE IV Sistema di
gestione dei flussi documentali
Art. 62
64 Sistema di
gestione dei flussi documentali
Art. 63
65 Requisiti del
sistema per la gestione dei flussi documentali
Art. 64
66 Specificazione
delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali
SEZIONE V Disposizioni sugli
archivi
Art. 65
67 Trasferimento
dei documenti all’archivio di deposito
Art. 66
68 Disposizioni per
la conservazione degli archivi
Art. 67
69 Archivi storici
SEZIONE VI Attuazione ed
aggiornamento dei sistemi
Art. 68
70 Aggiornamenti
del sistema
CAPO V Controlli
Art. 69
71 Modalità dei
controlli
Art. 70
72 Responsabilità
dei controlli
Art. 71
73 Assenza di
responsabilità della pubblica amministrazione
Art. 72
74 Violazione dei
doveri d’ufficio
Art. 73
75 Decadenza dai
benefici
Art. 74
76 Norme penali
CAPO VII Disposizioni transitorie e
finali
Art. 75
77 Norme abrogate
Art. 76
78 Norme che
rimangono in vigore
Art.
79 Regole tecniche, criteri e modalità applicative
Art.
77 Attuazione
dei sistemi
Art.
78 Sviluppo
dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni